La Digitalización Certificada del sector público

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, AEAT, Homologación, Norma Técnica de Interoperabilidad

La digitalización certificada es posible en España gracias a a previsión incluida en la “Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación”.

A pesar de publicarse un nuevo reglamento de facturación a través del “Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación”, la citada Orden ha mantenido su vigencia y sigue siendo un buen documento para resolver dudas sobre las firmas electrónicas y los certificados en relación con las facturas electrónicas, así como aclarar diferentes aspecto de tipo práctico.

El proceso de homologación de soluciones de Digitalización Certificada quedó definido en la “Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007″.

Son más de 50 las soluciones informáticas de Digitalización Certificada que ya se encuentran homologadas por la AEAT , pero su uso se circunscribe a la digitalización de facturas y documentos de interés tributario, lo que permite en esos casos la eliminación de su soporte en papel.

Sin embargo, en el ámbito de las administraciones públicas cabe la “digitalización garantizada” de documentos administrativos (la normativa aplicable ha huido de la mención “digitalización certificada”), para lo que deben tomarse en consideración las normas de interoperabilidad derivadas del desarrollo de la “Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos” especialmente desde la óptica del  Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) establecen los requisitos que sobre diferentes aspectos relacionados con el intercambio de documentos administrativos digitales o digitalizados permiten la interoperabilidad de las administraciones públicas o la interacción con ellas de los ciudadanos.

Para la “Digitalización Garantizada” deben tenerse en cuenta varias de las normas técnicas de interoperabilidad, las relativas a Documento y Expediente Electrónico, Firma Electrónica y certificados electrónicos, Digitalización de Documentos, Copiado Auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

La digitalización garantizada debe garantizar la integridad de los documentos administrativos digitalizados, en base a los siguientes requisitos:

  1. Que la imagen obtenida de los documentos digitalizados sea fiel e integra, esto es, que responda exactamente a la estructura y contenido del documento digitalizado, contando con una resolución mínima y que sea sometida a un proceso de automático de optimización de la imagen que permita garantizar la legibilidad de la misma.
  2. Que los documentos cuenten con información que permitan identificarlos de manera inequívoca, tanto en si mismos, como en relación con los expedientes y procesos de los que forman parte. Dicha identificación inequívoca se consigue a través de la inserción de metadatos en el propio documento (entre otros, identificador del documento origen, órgano (administración generadora / captura), fecha captura, origen (ciudadano / administración), estado de elaboración….), así como a través de la generación y cálculo de la huella o valor resumen del documento (hash) utilizando un algoritmo que cumpla al menos el estándar SHA-1.
  3. Que se utilicen formatos estándares y de uso común reconocidos, que sean considerados formatos autodocumentados y autosuficientes, de forma que se garantice que a pesar de la posible obsolescencia de los sistemas, los documentos electrónicos administrativos siguen siendo accesibles, visualizables y válidos legalmente. A tal efecto, dichos formatos son recogidos en el Catalogo de Estándares publicado por la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.
  4. Tanto el sistema de digitalización certificada como el sistema de intercambio de documentos con las administraciones públicas, deben permitir la gestión, almacenamiento y archivo de los documentos electrónicos administrativos, tanto en su integración en los correspondientes expedientes electrónicos (que deben contar con información que permita su identificación inequívoca a través de los correspondientes metadatos de forma similar a la establecida para los documentos electrónicos), como en las correspondientes bases de datos documentales y registros administrativos mediante los correspondientes asientos registrales.

Parte esencial en la generación y utilización de documentos electrónicos administrativos, y con el objeto de garantizar la integridad de los mismos tanto en el proceso de digitalización como en su intercambio y gestión con las Administraciones Públicas, es la utilización de firma electrónica en los términos establecidos en la NTI de Firma Electrónica y de certificados de la Administración, tanto para la firma e identificación de forma inequívoca de los documentos electrónicos administrativos y los expedientes de los que forman parte, como para la identificación de los sujetos que forman parte de todo el proceso administrativo que es gestionado por medios electrónicos.

Al no existir un procedimiento de homologación, los desarrolladores de soluciones de digitalización garantizada pueden optar por presentar informes de auditoría de entidades especializadas que pueden acreditar el cumplimiento de la normativa aplicable. EADTrust, el principal especialista en Auditorías de Digitalización Certificada también realiza Auditorías de “Digitalización Garantizada”. Contacte llamando al 902 365 612 o 91 716 0555

Digitalización Certificada a partir de 2013

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A partir de 2013 se aplica el nuevo reglamento por el que regulan las obligaciones para la facturación aprobado en el Real Decreto 1619/1012, de 30 de noviembre, que sustituye al incluido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre y en vigor hasta 31 de diciembre de 2012.

Con el nuevo reglamento se redefinen las facturas simplificadas o tickets, que pasan a ser de dos tipos, además de la factura ordinaria, que incluye todas las menciones legales. La factura simplificada tiene un contenido más reducido que las ordinarias y salvo algunas excepciones se podrán expedir cuando su importe no supere los 400 euros, I.V.A. incluido

El nuevo reglamento pretende impulsar la facturación electrónica como instrumento para reducir costes y hacer mas competitivas a las empresas, y es uno de los aspectos relevantes de la transposición de la Directiva 2010/45/UE que se pretenden con esta norma.

Todavía siguen siendo de aplicación las siguientes normas, que afectan a la factura electrónica y a la digitalización certificada:

  • Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

Por tanto, no han cambiado los procedimientos de homologación de soluciones de digitalización certificada.

EADTrust Soluciones AEAT

Clientes

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Las empresas que han confiado en los expertos de EADTrust para auditar sus soluciones de digitalización certificadas han obtenido homólogos de su software en el 100% de los casos. A continuación se puede ver una relación de continuación:

La lista completa de soluciones homologadas puede obtenerse en la web de la Agencia Tributaria

Auditoría PSDC

Auditoría PSDC

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Los PSDC (Prestadores de Servicios de Digitalización Certificada) son entidades que utilizan software homologado de Digitalización Certificada para digitalizar las facturas de sus clientes.

Algunos de estos especialistas desarrollan su propio software y lo homologan. Otros usan software de terceros, y actualizan los servicios que ya vienen prestando en relación con la digitalización.

EADTrust dispone de un nuevo servicio de auditoría de PSDC para comprobar la adopción de las mejores prácticas en la digitalización. Tras la auditoría, otorga un sello de calidad de buenas prácticas.

La auditoría de PSDC estaba prevista originalmente en el borrador de la norma que finalmente se publicó como Orden EHA/962/2007. En el texto final, esta auditoría no es obligatoria, por lo que en estos momentos pocos Prestadores de servicios de Digitalización Certificada la han superado.

Sin embargo, el sello de calidad que supone la auditoría de PSDC distingue a las empresas de digitalización de mayor calidad frente a sus competidores no auditados.

Requisitos para la homologación

Para llevar a cabo la conversión del documento en soporte papel al formato electrónico es preciso cumplir algunos requisitos:

  • Utilizar un Software de Digitalización Certificado (la homologación depende del Departamento de Informática Tributaria de la AEAT).
  • Este software debe aportar la garantía de que se obtiene imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica avanzada instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización.
  • Es preciso que exista garantía de fidelidad del proceso de digitalización.
  • Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros.
  • La Digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos (se admite por la agencia el uso de sistemas que garanticen la integridad de secuencia y bloqueen periodos impositivos mediante técnicas de “timestamping”). La firma o “timestamping” implica el proceso de cierre electrónico de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
  • El software deberá posibilitar un acceso completo y sin demoras a la base de datos.

Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos de interés tributario que conserven en papel que tengan el carácter de originales.
Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

En la norma se define Digitalización como el proceso mediante el cual, aplicando técnicas fotoeléctricas o de escáner se convierte una imagen contenida en un documento papel en una imagen digital codificada.

EADTrust Auditoría AEAT

Auditoría AEAT

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La digitalización certificada de facturas es un proceso que permite al receptor de facturas en papel digitalizarlas preservando su valor legal. Tras ello, es posible destruir los documentos en papel ya que las versiones digitalizadas son plenamente válidas, al incorporar una firma electrónica.

Para que sea posible, las empresas deben utilizar un software homologado por la AEAT.

La normativa que permite la homologación de soluciones de Digitalización Certificada está disponible desde 2007.

Desde principios de 2008 empezaron a estar disponibles las primeras soluciones informáticas homologadas para llevarla a cabo, y en 2013 el número de soluciones homologadas ascendía a 50, de las cuales, el 50% contaban con informes de auditoría preparados por nuestros expertos.

La digitalización de facturas en papel con un software homologado que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en una base de datos securizada es la clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización. La normativa establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante. Esto resuelve una de las dudas frecuentas en los ámbitos de las Administraciones Públicas respecto a la exigencia de conservación de originales que impone la normativa y que se exige desde la IGAE (la Intervención General de la Administración del Estado).

La homologación del software exige ciertos requisitos que se detallan en la Resolución de 24 de Octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

En el proceso interviene una entidad auditora que verifica el cumplimiento de todos los requisitos, antes de remitir la solicitud de homologación a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), cuyo departamento de Informática Tributaria tiene asignada la capacidad de resolución del expediente.

Por otro lado cabe la posibilidad de digitalizar otros documentos según se prevé en los artículos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, o en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Para ello conviene seguir ciertas recomendaciones, de forma que las soluciones permitan cumplir los requisitos de diferentes normativas.

EADTrust es la principal entidad auditora de sistemas de gestión de digitalización certificada, con experiencia en la mayor parte de las auditorias de homologación que se han llevado a cabo en España y un 100% de éxito en todos los proyectos que ha auditado.

Para más información visite nuestra página web o contacte con nosotros en el 91 716 0555.

EADTrust Certified Scanning

Certified Scanning

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Certified scanning concept

The term “Digitalización certificada” is independent of the kind of document, being invoices or not. But in fact, it is a term originally defined in the spanish law “Order EHA 962/2003” for invoices. Equivalent legal concept is appearing in other countries (such as “Conservazione Sostitutiva” in Italy).

Certified scanning is carried out by digitising documents using approved software and complying with the contractual “Quality Plan”. The process involves using qualified electronic signatures and time-stamping systems, for which appropriate electronic certificates are needed..

Certified scanning (also Certified Digitizing or Certified Digitization) is a process in which an electronic signature is applied to an image file while it is scanned from a document paper. This image is stored in a secured database (where it cannot be tampered with) and the main concepts and terms of the paper document are added as metadata to the contextual fields of the image file in the database.

Once a paper document is “certifiedly scanned” the digital copy becomes equivalent to an original paper, and the paper source can be destroyed.

Translation from Spanish to English

Although the most common translation is “Certified Scanning“, it can also be accepted as a valid translation the term “Certified Imaging“. Other translations for “Digitalizacion Certificada“, are “Certified Digitisation“,  “Certified Digitalisation“, ” Certified digitising“, ” Certified digitalizing” or “Certified digitalization”. Often the term “Substitutive Conservation” is used to reflect the same idea. The term is a translation of the concept “Conservazione Sostitutiva” defined by the Italian law.

As an example, the phrase in Spanish,

  • La digitalización certificada de facturas permite destruir el papel.

will be translated as,

  • The certified scanning of invoices allows to destroy the paper copy.
  • The certified digitization of invoices allows to destroy the paper copy.

There is a collection of the Spanish Regulation regarding electronic invoice, electronic signature and certified scanning in the Legislación (Regulation) section.

Regarding electronic signature, the translation “qualified” aplies to “reconocido” only in digital certificates, so qualified certificate becomes “certificado reconocido” after a bad translation of the european directive 93/1999. However, “Certificado cualificado” is a more accurate translation of “qualified certificate”.

For more information, contact EADTrust at +34 91 716 0555

Note: Thanks to Catimage for the drawings