EADTrust Auditoría

Auditoría

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, AEAT, CTEAJE, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Homologación, Lexnet, Norma Técnica de Interoperabilidad

Llámenos al 902 365 612 o al 91 716 0555 si necesita auditar su solución de Digitalización Certificada.

En España, la Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original (lo que hace posible destruir la factura en papel). Para cumplir los requisitos que lo permiten, la entidad que lleva a cabo la digitalización debe utilizar un software homologado por la AEAT, y hacerlo cumpliendo su “Plan de Calidad” que tiene carácter contractual.

El proceso implica la realización de firmas electrónicas (posiblemente cualificadas o reconocidas) y el manejo de sistemas de Timestamping, por lo que es necesario contar con un certificado electrónico apropiado. La normativa relativa a los certificados electrónicos es el Reglamento UE 910/2014,

Los expertos de EADTrust son los más experimentados en los procesos de auditoría de soluciones de Digitalización Certificada. Hasta 2018 han ayudado a más de 50 empresas a completar sus desarrollos de sistemas de gestión documental y han llevado a cabo la preceptiva auditoría de sus soluciones para solicitar la homologación ante la Agencia Tributaria.

Además los expertos de EADTrust han escrito el Libro “La factura electrónica” que describe los formatos de factura electrónica, los sistemas de fima electrónica y los requisitos de la digitalización certificada, Este libro en PDF es de descarga gratuita.

Desde la publicación en el BOE del 30 de julio de 2011 de las Normas Técnicas de Interoperabilidad existe la posibilidad de llevar a cabo la digitalización certificada de documentos en el marco de la administración pública, aplicando los dispuesto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. Este norma no cuenta con ningún sistema de homologación similar al definido por la AEAT.

EADTrust es la única entidad que certifica el cumplimiento de lo dispuesto en las normas NTI del Esquema Nacional de Interoperabilidad, a los productos y entidades que lo solicitan, y otorga un certificado propio.

Desde 2016 existe la norma de Digitalización Certificada del CTEAJE para Lexnet y para otros usos en la administración de Justicia.

EADTrust es la única entidad que certifica el cumplimiento de lo dispuesto en las normas GIS del CTEAJE en el marco del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, de la Digitalización Certificada para Lexnet  a los productos y entidades que lo solicitan, y otorga un certificado propio.

EADTrust Soluciones ENI NTI

Soluciones ENI-NTI

Publicado el Publicada en Administración Pública, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Norma Técnica de Interoperabilidad

Las empresas que han confiado en EADTrust para auditar sus soluciones de digitalización certificada en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad presentan soluciones que, además de cumplir lo previsto en las Normas Técnicas de Interoperabilidad, superan las exigencias de las citadas normas y por tanto garantizan la posibilidad de su uso en cualquier necesidad de digitalización de las Administraciones Públicas.

Estas son las soluciones de digitalización certificadas por EADTrust:

EmpresaSoftware y VersiónFechaReferencia de
Homologación
Certificado
Indra BPO
Servicios, S.L.
Merlin V 2.0.020/06/2016DCETK04T3PDBLIHX8S25DCNTI-2016-001
HP IncHP Enterprise V 1.031/07/2018DCEUHROQKQT48AVSU27ADCNTI-2018-002

 

Para más información, contacte con EADTrust en el número +34 91 7160555

EADTrust Digitalización Certificada en el sector público

Digitalización Certificada en el sector público

Publicado el Publicada en Administración Pública, AEAT

El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 30. Copias electrónicas.

1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

5. Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

Artículo 31. Archivo electrónico de documentos.

1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 24. Digitalización de documentos en soporte papel.

1. La digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente en relación con los siguientes aspectos:

  • Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.
  • Nivel de resolución.
  • Garantía de imagen fiel e íntegra.
  • Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.

2. La gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

No ha sido hasta la entrada en vigor de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), publicadas a finales del mes de julio de 2010, cuando se ha dado el desarrollo normativo necesario tanto a los citados artículos de la Ley 11/2007, como a las disposiciones establecidas por el RD 4/2010 en materia de digitalización documental.

Esta regulación normativa abre, claramente, un nuevo marco de oportunidades al sector privado de la digitalización documental para proveer de soluciones tecnológicas a las Administraciones Públicas que les permitan digitalizar absolutamente todos los documentos en formato papel que tengan en su poder.

A pesar de que en ningún momento la normativa establezca un procedimiento de auditoría y certificación preceptiva para este tipo de tarea, es más que probable que en los próximos meses, las Administraciones Públicas comiencen a requerir en las licitaciones de concursos públicos para la digitalización documental, que las soluciones ofertadas cumplan íntegramente con los requisitos de Interoperabilidad establecidos por la normativa vigente y que lo acrediten mediante informes emitidos por terceros con experiencia acreditada, en la medida en que la citada normativa debe ser cumplida por todas las Administraciones Públicas de España.

Entre los profesionales de EADTrust, contamos con experiencia previa en procesos de homologación de software de digitalización certificada en el ámbito tributario –- y en procesos de homologación de software, tanto al RD 4/2010 de Interoperabilidad, como al RD 4/2010, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Seguridad.

Durante el proceso de auditoría, desde EADTrust, llevamos a cabo un análisis íntegro de los requisitos normativos, atendiendo específicamente al cumplimiento de una serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad, entre las que cabe destacar las siguientes:

  • Digitalización de documentos
  • Documento electrónico
  • Expediente electrónico
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
  • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
  • Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales

Si eres una empresa que dispone de un software de digitalización documental y quieres comenzar a prestar servicios a las Administraciones Públicas de España para la digitalización de cualquier tipo de documento –no sólo facturas y documentación análoga-, garantizándoles el cumplimiento íntegro de la normativa española en materia de Seguridad e Interoperabilidad, no dudes en contactar con nosotros en info(a)eadtrust.net o por teléfono en el 902 365 612 (91716 0555).

EADTrust Auditoría NTI

Auditoría NTI

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Norma Técnica de Interoperabilidad

En el sector público, se impone la obligación de digitalizar documentos en los registros. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en su artículo 16 indica:

  1. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.

Dado que la Ley 39/2015 supone una evolución de las Leyes 11/2007 y 30/1992, siguen vigentes algunas normas dictadas en su desarrollo.

La forma de digitalizar documentos se introdujo en los artículos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

En concreto, el marco jurídico de la digitalización se desarrolla en los  artículos 44 y 46 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y en el artículo  24 del Real Decreto 4/2010 , de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica.

El conjunto de requisitos para llevar a cabo la Digitalización se ha ido haciendo más complejo pero también se ha hecho más completo tras la publicación de las normas técnicas de interoperabilidad (NTI) que por diferentes resoluciones de 19 de julio se publicaron en el BOE de 30 de julio de 2011.

En este marco jurídico, orientado al sector público, los organismos que deseen llevar a cabo la Digitalización Certificada de documentos se encuentran con pocas referencias de confianza que les den certeza de que el proceso lo pueden llevar a cabo sin incidentes futuros. Y los desarrolladores de software, con frecuencia, tampoco están seguros de que su software de gestión documental cumple toda la maraña de normativas, con requisitos técnicos y operativos desperdigados en diferentes normas.

Para implantar de forma correcta un proceso de digitalización certificada en la administración pública y para diseñar el software que lo permita, EADTrust ha desarrollado un modelo unificado de gestión, que establece los requisitos que deben cumplir el software de digitalización certificada y el proceso que se implanta. El modelo incluye una lista de control (Check List) que permite llevar a cabo las comprobaciones adecuadas para afirmar que un proceso de digitalización se lleva a cabo de forma correcta o que un software de digitalización cumple todos los requisitos establecidos en las distintas normas.

Este documento está alineado con la norma EHA 962/2007 y con las siguientes normas NTI:

  • Documento electrónico
  • Digitalización de documentos
  • Expediente electrónico
  • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos

Dado que en las licitaciones sobre sistemas de digitalización y gestión documental en las administraciones públicas se exije el cumplimiento de la citada normativa, y considerando que no existe un órgano específico que expida una homologación (al margen del establecido en el marco tributario), EADTrust ofrece el servicio de Auditoría de Digitalización Certificada NTI que permite la acreditación por terceros especialistas del cumplimiento de la normativa publicada en relación con la Digitalización Certificada, por parte del software especializado en digitalización, de los principales fabricantes, y también el modelo de gestión de la digitalización certificada, aplicable tanto a las administraciones que lo implantan internamente, como a las entidades que prestan servicios de externalización de digitalización de documentos para las administraciones públicas.

EADTrust está especializada en auditorías de digitalización certificada, y sus expertos cuentan con un alto número de  entidades que han optado por sus servicio de auditoría, en relación con la homologación de la Agencia Tributaria para el software de Digitalización Certificada destinado al ámbito tributario

Si quiere saber más sobre este servicio llame al 902 365 612 (o al 91 716 0555).

Estos son los principales servicios prestados en relación con la Digitalización Certificada NTI:

  • Soporte al desarrollo de normativa de digitalización certificada para Comunidades Autónomas. Ayuda  concretar los requisitos de la Digitalización Certificada a los organismos con capacidad normativa propia.
  • Auditoría de Software de digitalización. Dictamina que un determinado software cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de control de EADTrust. Se expide un certificado del cumplimiento.
  • Auditoría de PSDC. Dictamina que un determinado Prestador de Servicios de Digitalización Certificada cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de comprobación (check list) de EADTrust , y por tanto podría prestar este servicio de forma externalizada a las administraciones públicas. Se expide un certificado del cumplimiento.
  • Auditoría de Procesos de digitalización. Dictamina que el proceso de digitalización certificada de un determinado organismo público cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de control de EADTrust. Se expide un certificado del cumplimiento.

Conócenos

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Administración Pública

EADTrust es un Prestador de Servicios de Confianza Digital inscrito en el Censo de Prestadores de Servicios de Certificación del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, y una de las empresas más reconocidas en el ámbito de la firma electrónica y la factura electrónica. Sus expertos ha redactado el Manual “La Factura Electrónica” que han publicado ASIMELEC y RED.ES y que resuelve de forma sencilla muchos de los interrogantes que plantea la adopción de sistemas de facturación electrónica y los de digitalización certificada.

Los especialistas de EADTrust imparten cursos de Digitalización Certificada desde 2006:

Además, han impartido más de 200 seminarios sobre factura electrónica y digitalización certificada, con Global Estrategias, la ESCA (Escuela Superior de las Cajas de Ahorros), Izenpe, el IIR (Institute for International Research), Wolters Kluwer – Especial Directivos y Recoletos Formación.

Hasta el momento actual, el 100% de los procesos de homologación en los que han colaborado los especialistas de EADTrust han tenido resultado positivo, concluyendo con la homologación del software de certificación certificada de las empresas desarrolladoras que han confiado en ellos.

EADTrust cuenta con las certificaciones ISO 9001ISO 14001ISO 20000 e ISO 27001.

EADTrust Legislación

Legislación

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En este apartado se incluye la información más relevante sobre la legislación aplicable a la eFactura y Digitalización Certificada en Europa y en España, incluyendo las normativas autonómicas especiales:

Normativa estatal de Digitalización Certificada

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Orden EHA 962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

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RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

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Normativa Foral de Digitalización Certificada

Navarra (Nafarroa):ORDEN FORAL 228/2007, de 12 de junio del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de factura.

Navarra (Nafarroa):Boletín Oficial de Navarra de 9 de junio de 2004 que contiene el DECRETO FORAL 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 

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Álava (Araba): ORDEN FORAL 121/2009 Diputado de Hacienda, Finanzas y Presupuestos de 4 de marzo, de desarrollo de determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

Álava (Araba): Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

Guipúzcoa (Gipuzkoa): Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. ORDEN FORAL 865/2007, de 2 de agosto, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Guipúzcoa (Gipuzkoa): Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. RESOLUCIÓN 39/2008,de 10 de setiembre de 2008, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden Foral 865/2007, de 2 de agosto.

Vizcaya (Bizkaia): ORDEN FORAL 1868/2009, de 2 de julio, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Vizcaya (Bizkaia): Boletín Oficial de Vizcaya (Bizkaia) de 27 de abril de 2004 que contiene:
NORMA FORAL 2/2004, de 23 de abril, de Medidas Tributarias en 2004.
DECRETO FORAL 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Existe, además, una colección de legislación relacionada con la Factura Electrónica y la Digitalización Certificada a su disposición en este enlace

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Auditoría de Digitalización Certificada

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, AEAT, CTEAJE, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Lexnet

Llámenos al 902 365 612 o al 91 716 0555 si necesita auditar su solución de Digitalización Certificada.

EADTrust contempla los requisitos de la Agencia Tributaria, del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), del Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE) y de Lexnet, entre otros.