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EADTrust es un Prestador de Servicios de Confianza Digital inscrito en el Censo de Prestadores de Servicios de Certificación del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, y una de las empresas más reconocidas en el ámbito de la firma electrónica y la factura electrónica. Sus expertos ha redactado el Manual “La Factura Electrónica” que han publicado ASIMELEC y RED.ES y que resuelve de forma sencilla muchos de los interrogantes que plantea la adopción de sistemas de facturación electrónica y los de digitalización certificada.

Los especialistas de EADTrust imparten cursos de Digitalización Certificada desde 2006:

Además, han impartido más de 200 seminarios sobre factura electrónica y digitalización certificada, con Global Estrategias, la ESCA (Escuela Superior de las Cajas de Ahorros), Izenpe, el IIR (Institute for International Research), Wolters Kluwer – Especial Directivos y Recoletos Formación.

Hasta el momento actual, el 100% de los procesos de homologación en los que han colaborado los especialistas de EADTrust han tenido resultado positivo, concluyendo con la homologación del software de certificación certificada de las empresas desarrolladoras que han confiado en ellos.

EADTrust cuenta con las certificaciones ISO 9001ISO 14001ISO 20000 e ISO 27001.

EADTrust Soluciones AEAT

Clientes

Publicado el Publicada en AEAT, Homologación

Las empresas que han confiado en los expertos de EADTrust para auditar sus soluciones de digitalización certificadas han obtenido homólogos de su software en el 100% de los casos. A continuación se puede ver una relación de continuación:

La lista completa de soluciones homologadas puede obtenerse en la web de la Agencia Tributaria

Auditoría PSDC

Auditoría PSDC

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Los PSDC (Prestadores de Servicios de Digitalización Certificada) son entidades que utilizan software homologado de Digitalización Certificada para digitalizar las facturas de sus clientes.

Algunos de estos especialistas desarrollan su propio software y lo homologan. Otros usan software de terceros, y actualizan los servicios que ya vienen prestando en relación con la digitalización.

EADTrust dispone de un nuevo servicio de auditoría de PSDC para comprobar la adopción de las mejores prácticas en la digitalización. Tras la auditoría, otorga un sello de calidad de buenas prácticas.

La auditoría de PSDC estaba prevista originalmente en el borrador de la norma que finalmente se publicó como Orden EHA/962/2007. En el texto final, esta auditoría no es obligatoria, por lo que en estos momentos pocos Prestadores de servicios de Digitalización Certificada la han superado.

Sin embargo, el sello de calidad que supone la auditoría de PSDC distingue a las empresas de digitalización de mayor calidad frente a sus competidores no auditados.

Requisitos para la homologación

Para llevar a cabo la conversión del documento en soporte papel al formato electrónico es preciso cumplir algunos requisitos:

  • Utilizar un Software de Digitalización Certificado (la homologación depende del Departamento de Informática Tributaria de la AEAT).
  • Este software debe aportar la garantía de que se obtiene imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica avanzada instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización.
  • Es preciso que exista garantía de fidelidad del proceso de digitalización.
  • Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros.
  • La Digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos (se admite por la agencia el uso de sistemas que garanticen la integridad de secuencia y bloqueen periodos impositivos mediante técnicas de “timestamping”). La firma o “timestamping” implica el proceso de cierre electrónico de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
  • El software deberá posibilitar un acceso completo y sin demoras a la base de datos.

Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos de interés tributario que conserven en papel que tengan el carácter de originales.
Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

En la norma se define Digitalización como el proceso mediante el cual, aplicando técnicas fotoeléctricas o de escáner se convierte una imagen contenida en un documento papel en una imagen digital codificada.

Formación

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Si está pensando en acometer un proyecto de Digitalización Certificada, puede resolver todas sus dudas contratando un seminario “in-company” donde le aclararemos todos los puntos a considerar (contacte para ello con EADTrust, en el 902 365 612 o en el 91 716 0555) . Después, podrá decidir si le interesa o no contar con ayuda adicional para desarrollar el proyecto.

Le resolveremos todas las dudas sobre aspectos básicos de criptografía, autoridades de certificación, certificados y firma electrónica y sobre el uso de la firma en la remisión electrónica de facturas. Y por supuesto, todo lo que debe saber para llevar a cabo un proyecto de factura electrónica y de digitalización certificada correctamente.

Los expertos de EADTrust han impartido más de 50 seminarios de digitalización certificada desde antes de que se publicara la versión definitiva de la Orden EHA 962/2007, y ha presentado los conceptos de digitalización certificada en otros eventos formativos (más de 50).

  • El 19 de febrero de 2013 hemos impartido un seminario de Digitalización Certificada en Atenea Interactiva. Ver noticia
  • El 22 de febrero de 2011 hemos impartido un seminario de Digitalización Certificada en Atenea Interactiva. Ver Programa
  • El 2 de diciembre de 2009 impartimos un seminario de Digitalización Certificada en el IIR. Ver folleto en PDF.
  • El 3 de noviembre de 2009 hemos impartido un seminario de Digitalización Certificada en Atenea Interactiva. Ver Programa
  • El 9 de julio de 2009 impartimos un seminario de Digitalización Certificada en el IIRVer detalles. Ver folleto en PDF.

Este puede ser un temario típico de un seminario sobre factura electrónica y digitalización certificada:

Introducción Normativa relacionada con la Orden EHA /962/2007

  • Directiva 2006/112/CE: sistema común del Impuesto sobre Valor Añadido. Directiva 2010/45/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de julio de 2010
  • Cómo se regulan la obligaciones de facturación: Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre
  • Directiva 1999/93/CE del Parlamento europeo y de Consejo: marco comunitario para la firma electrónica
  • Normativa foral relativa a la facturación en Alava, Guipuzcoa, Navarra y Vizcaya.
  • Facturación electrónica en lel Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
  • La facturación electrónica en la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
  • RESOLUCION de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización
  • Digitalización de documentos en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos

Requisitos de los procesos de facturación

  • Contenido mínimo de la factura y requisitos esenciales de la factura electrónica
  • Documentos sustitutivos de las facturas
  • Facturas rectificativas. Desaparición de la “nota de abono”
  • Facturas recapitulativas
  • Tratamiento de las series para los diferentes procedimientos de facturación
  • Recomendaciones: idioma, moneda, mención del tipo de IVA
  • Deberes del emisor y receptor de facturas
  • Auto factura y facturación por terceros
  • Tratamiento especial de rappels y “envases y embalajes”
  • Requisitos esenciales de la factura electrónica
  • Cómo conservar en papel facturas electrónicas y cómo conservar electrónicamente facturas en papel (Digitalización Certificada)
  • Cómo cumplir los requisitos impuestos a emisores y receptores, por sí mismo o con servicios de terceros
  • Herramientas de facturación electrónica: facturae, FactOffice, Faccil

Firma electrónica Autenticidad de la factura electrónica y la copia digitalizada

  • Cumplimiento de los requisitos de integridad y autenticidad de origen
  • Tipos de firmas: simple, avanzada y cualificada. Tipos de certificados electrónicos
  • Dispositivos seguros de creación de firma. Hardware Security Module (HSM).
  • Prestadores de servicios de certificación disponibles en España. DNI electrónico
  • Formatos de las firmas electrónicas. Estándares TS 101 733 (CAdES) y TS 101 903 (XAdES). Firmas en PDF TS 102 778 (PAdES)
  • Servicios de Validación (VA) y de sellado de tiempo (TSA). Servicios Oasis  DSS
  • Herramientas de Firma: BackTrust y EADTrust

Proyectos de Digitalización Certificada

  • Fases de un proyecto de facturación electrónica. Metodología
  • Consentimiento del receptor de facturas
  • Autofactura: tratamiento de la conformidad de la factura por parte del obligado tributario emisor
  • Gestión de la firma electrónica y de la validación. Excepciones a la validación
  • Protección de datos en relación con las facturas electrónicas
  • Archivo y conservación de las facturas electrónicas. Disponibilidad para auditoría e inspección tributaria
  • Digitalización Certificada
  • Criterios de integración. Períodos contables de liquidación del IVA
  • Recepción de facturas electrónicas en las Administraciones Públicas
  • Digitalización de Facturas en el Sector Público de cara a la Intervención General del Estado

Orden EHA /962/2007 del 10 de abril Aplicación práctica

Estudio de la Orden EHA /962/2007, de 10 de abril: desarrollo de disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas

  • Autorización de sistemas de facturación electrónica
  • Facturas electrónicas recibidas de terceros países
  • Obligaciones del expedidor y destinatario en la conservación de las facturas y documentos sustitutivos
  • Digitalización certificada de las facturas y documentos sustitutivos recibidos
  • Expedición y conservación fuera del territorio español
  • Régimen de los sistemas de facturación telemática autorizados
  • Certificados electrónicos de las entidades prestadoras de servicios de certificación y firma electrónica

Requisitos y Funcionamiento de un proceso de Digitalización Certificada

  • Procedimientos y controles para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada
  • Funcionalidades del software de digitalización certificada: Gestión de metadatos. Firma en memoria del documento electrónico. Firma de la base de datos para garantizar la integridad de datos e imágenes. Períodos contables
  • Proceso de Homologación del software de Digitalización Certificada. Documentación a preparar
  • Auditoría del software de Digitalización Certificada
  • Instalación, Configuración, uso de certificados, integración con ERPs
  • Proceso de Digitalización. Garantías del sistema: autenticidad e integridad
  • Pasos a seguir para cumplir las máximas garantías y exceder el nivel de exigencia de la actual norma, en previsión de nuevos desarrollos legislativos en torno a la Ley 11/2007, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
  • Lista de software homologado por la AEAT para la Digitalización Certificada.
EADTrust Auditoría AEAT

Auditoría AEAT

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La digitalización certificada de facturas es un proceso que permite al receptor de facturas en papel digitalizarlas preservando su valor legal. Tras ello, es posible destruir los documentos en papel ya que las versiones digitalizadas son plenamente válidas, al incorporar una firma electrónica.

Para que sea posible, las empresas deben utilizar un software homologado por la AEAT.

La normativa que permite la homologación de soluciones de Digitalización Certificada está disponible desde 2007.

Desde principios de 2008 empezaron a estar disponibles las primeras soluciones informáticas homologadas para llevarla a cabo, y en 2013 el número de soluciones homologadas ascendía a 50, de las cuales, el 50% contaban con informes de auditoría preparados por nuestros expertos.

La digitalización de facturas en papel con un software homologado que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en una base de datos securizada es la clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización. La normativa establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante. Esto resuelve una de las dudas frecuentas en los ámbitos de las Administraciones Públicas respecto a la exigencia de conservación de originales que impone la normativa y que se exige desde la IGAE (la Intervención General de la Administración del Estado).

La homologación del software exige ciertos requisitos que se detallan en la Resolución de 24 de Octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

En el proceso interviene una entidad auditora que verifica el cumplimiento de todos los requisitos, antes de remitir la solicitud de homologación a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), cuyo departamento de Informática Tributaria tiene asignada la capacidad de resolución del expediente.

Por otro lado cabe la posibilidad de digitalizar otros documentos según se prevé en los artículos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, o en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Para ello conviene seguir ciertas recomendaciones, de forma que las soluciones permitan cumplir los requisitos de diferentes normativas.

EADTrust es la principal entidad auditora de sistemas de gestión de digitalización certificada, con experiencia en la mayor parte de las auditorias de homologación que se han llevado a cabo en España y un 100% de éxito en todos los proyectos que ha auditado.

Para más información visite nuestra página web o contacte con nosotros en el 91 716 0555.

EADTrust Certified Scanning

Certified Scanning

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, AEAT, Homologación

Certified scanning concept

The term “Digitalización certificada” is independent of the kind of document, being invoices or not. But in fact, it is a term originally defined in the spanish law “Order EHA 962/2003” for invoices. Equivalent legal concept is appearing in other countries (such as “Conservazione Sostitutiva” in Italy).

Certified scanning is carried out by digitising documents using approved software and complying with the contractual “Quality Plan”. The process involves using qualified electronic signatures and time-stamping systems, for which appropriate electronic certificates are needed..

Certified scanning (also Certified Digitizing or Certified Digitization) is a process in which an electronic signature is applied to an image file while it is scanned from a document paper. This image is stored in a secured database (where it cannot be tampered with) and the main concepts and terms of the paper document are added as metadata to the contextual fields of the image file in the database.

Once a paper document is “certifiedly scanned” the digital copy becomes equivalent to an original paper, and the paper source can be destroyed.

Translation from Spanish to English

Although the most common translation is “Certified Scanning“, it can also be accepted as a valid translation the term “Certified Imaging“. Other translations for “Digitalizacion Certificada“, are “Certified Digitisation“,  “Certified Digitalisation“, ” Certified digitising“, ” Certified digitalizing” or “Certified digitalization”. Often the term “Substitutive Conservation” is used to reflect the same idea. The term is a translation of the concept “Conservazione Sostitutiva” defined by the Italian law.

As an example, the phrase in Spanish,

  • La digitalización certificada de facturas permite destruir el papel.

will be translated as,

  • The certified scanning of invoices allows to destroy the paper copy.
  • The certified digitization of invoices allows to destroy the paper copy.

There is a collection of the Spanish Regulation regarding electronic invoice, electronic signature and certified scanning in the Legislación (Regulation) section.

Regarding electronic signature, the translation “qualified” aplies to “reconocido” only in digital certificates, so qualified certificate becomes “certificado reconocido” after a bad translation of the european directive 93/1999. However, “Certificado cualificado” is a more accurate translation of “qualified certificate”.

For more information, contact EADTrust at +34 91 716 0555

Note: Thanks to Catimage for the drawings

EADTrust Legislación

Legislación

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, AEAT, CTEAJE, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Navarra, País Vasco

En este apartado se incluye la información más relevante sobre la legislación aplicable a la eFactura y Digitalización Certificada en Europa y en España, incluyendo las normativas autonómicas especiales:

Normativa estatal de Digitalización Certificada

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Orden EHA 962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

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RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

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Normativa Foral de Digitalización Certificada

Navarra (Nafarroa):ORDEN FORAL 228/2007, de 12 de junio del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de factura.

Navarra (Nafarroa):Boletín Oficial de Navarra de 9 de junio de 2004 que contiene el DECRETO FORAL 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 

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Álava (Araba): ORDEN FORAL 121/2009 Diputado de Hacienda, Finanzas y Presupuestos de 4 de marzo, de desarrollo de determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

Álava (Araba): Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

Guipúzcoa (Gipuzkoa): Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. ORDEN FORAL 865/2007, de 2 de agosto, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Guipúzcoa (Gipuzkoa): Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. RESOLUCIÓN 39/2008,de 10 de setiembre de 2008, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden Foral 865/2007, de 2 de agosto.

Vizcaya (Bizkaia): ORDEN FORAL 1868/2009, de 2 de julio, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Vizcaya (Bizkaia): Boletín Oficial de Vizcaya (Bizkaia) de 27 de abril de 2004 que contiene:
NORMA FORAL 2/2004, de 23 de abril, de Medidas Tributarias en 2004.
DECRETO FORAL 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Existe, además, una colección de legislación relacionada con la Factura Electrónica y la Digitalización Certificada a su disposición en este enlace

EADTrust Auditoría de Digitalización Certificada

Auditoría de Digitalización Certificada

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, AEAT, CTEAJE, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Lexnet

Llámenos al 902 365 612 o al 91 716 0555 si necesita auditar su solución de Digitalización Certificada.

EADTrust contempla los requisitos de la Agencia Tributaria, del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), del Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE) y de Lexnet, entre otros.