EADTrust Digitalizacion de documentos y archivos

Digitalización de documentos y archivos

Publicado el Publicada en AEAT, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Norma Técnica de Interoperabilidad

Digitalizar un documento en papel consiste en obtener una fotografía o realizar otro proceso sobre el documento que produzca como resultado su imagen digital.

En su versión más básica, la digitalización enfatiza la obtención de la imagen digital, pero las versiones más avanzadas realizan mejoras de la imagen (enderezamiento, elimininación de manchas, mejora de contraste o de colores) un reconocimiento óptico de caracteres e incluso firma electrónica de los documentos digitalizados.

El proceso de digitalización de documentos puede ser tan amplio y complejo como los tipos de documentos y contemplar no solo  los documentos en papel, sino también otras variantes como  video analógico, Fotografías, sonido, Mapas, …

Uno de las variantes de la digitalización se basa en el uso de escáneres, dispositivo idóneos que recorren el papel por una o dos caras captando su imagen en aplicaciones destinadas a su gestión.

En ese enfoque, los libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos la digitalización sustituye otras formas de preservación de la información como los microfilms.

Proceso de digitalización de documentos

El proceso de digitalización de documentos contempla los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

  • Captura con escáner del documento físico.
  • Indexado de la información extraída del documento (identificción de información relevante que facilitará las búsquedas).
  • Aplicación de metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia,…)
  • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para las empresas y a las administraciones públicas, ya que simplifica las búsquedas y evita que se pierdan los documentos.

El Proceso de digitalización de documentos debe estar contemplado en las organizaciones lo que implica la disponibilidad de recursos para ello y laformación del personal involucrado. En el caso de la digitalización certificada debe contemplarse también el uso de la firma electrónica, lo que implica la vigilancia de caducidad de los certificados para evitar que el sistema pueda quedar inoperativo por no contar con certificados electrónicos en vigor.

¿Qué documentos se pueden digitalizar?

Se pueden digitalizar la mayor parte de los documentos de papel, videos, audios, imágenes,….

Algunos ejemplos:

  • Informes, estudios.
  • Planos, mapas y diagramas.
  • Contratos, pedidos, albaranes, facturas de proveedores, tickets, facturas simplicadas.
  • Escrituras, Certificados de seguros, documentos oficiales.

Para llevar a cabo la digitalización conviene contar con el software adecuado.

Si se desea que las versiones digitalizadas tengan valor legal, el procedimiento deberá ajustarse a la normativa de digitalización certificada que contempla las siguientes variantes:

  • Documentos de interés tributario. El software lo homologa la AEAT. Hay que presentar un informe de auditoría del software realizado por entidades auditoras especialistas como EADTrust.
  • Documentos empeados en trámites de las administraciones públicas. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.
  • Documentos empeados en trámites judiciales. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guia de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.

Si desea más información contacte con EADTrust en el 91 716 05 55 o, si contacta desde fuera de España: +34 91 716 05 55. Si lo prefiere, puede mandar un correo electrónico a info@eadtrust.eu

Cómo solicitar la homologación de un software de Digitalización Certificada

Publicado el Publicada en AEAT, Homologación

La Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, publicada en el BOE de 1 de noviembre de 2007, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización certificada de facturas contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/ 962/2007 de 10 de abril de 2007, requiere para la homologación del software de digitalización que se presente una solicitud dirigida al Director del Departamento de Informática Tributaria en cualquier oficina de registro de la Agencia Tributaria.

Con la solicitud, el solicitante debe aportar declaración responsable en la se declare que el software cumple la normativa, documentación técnica de descripción del citado software, el informe de auditoría y el plan de gestión de calidad.

Además, se adjuntará CD-ROM u otro soporte idoneo, con la información en formato digital y otro CD-ROM con una copia del software según el artículo octavo de la mencionada Resolución.

Si la documentación y el software cumplen la normativa de digitalización certificada (Orden EHA/ 962/2007 de 10 de abril de 2007 y Resolución de 24 de octubre de 2007) se emite resolución con el código de referencia de la homologación que figurará como metadato en todos los documentos que se generan en los procesos de digitalización con el software homologado.

El plazo de resolución es de seis meses, a contar desde la fecha de presentación de la solicitud en el Registro. Si la verificación no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.

En cumplimiento del artículo 7 de la Orden EHA 962/2007 y del apartado primero de la Resolución 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas, los formatos estándares de uso común admitidos, son:.

  • ISO 19005 (PDF/A)
  • PNG
  • JPEG 2000
  • Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior
  • TIFF 6.0 ó superior

Contacte con EADTrust si está pensando en homologar su solución de digitalización certificada, llamando al 902 365 612 o enviando un correo electrónico a info@eadtrust.eu.

EADTrust Auditoría de Digitalizacion Certificada

Auditoría de Homologación de Digitalización Certificada

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, AEAT, Homologación

De acuerdo a lo establecido en la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 es necesario disponer de un software de digitalización “homologado” que integre en un proceso continuo, la digitalización y la firma electrónica a cada documento, guardando en una base de datos documental, según lo dispuesto en la Orden EHA/962/2007.

La Orden sigue estando vigente a pesar de la publicación de la norma que deroga y sustituye al Real Decreto 1496/2003, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

El proceso de homologación, requiere la presentación, entre otros documentos, de un informe de auditoría informática por una entidad independiente con solvencia técnica acreditada.

EADTrust (European Agency of Digital Trust)  es la entidad especializada en auditoría de Digitalización Certificada. Hasta 2015 ha ayudado a más de 35 empresas (de un total de 79 que constan en la página web de la AEAT) a completar sus desarrollos de sistemas de gestión documental y ha llevado a cabo la preceptiva auditoría de sus soluciones para solicitar la homologación ante la Agencia Tributaria o las Diputaciones Forales.

Además, desde la publicación en el BOE del 30 de julio de 2011 de las Normas Técnicas de Interoperabilidad existe la posibilidad de llevar a cabo la digitalización certificada de documentos en el marco de la administración pública, aplicando los dispuesto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. Este norma no cuenta con ningún sistema de homologación similar al definido por la AEAT. EADTrust es la única entidad que certifica el cumplimiento de lo dispuesto en las normas de las NTI a los productos y entidades que lo solicitan, y otorga un certificado propio.

Para obtener más información sobre la auditoría de digitalización certificada ofrecida por EADTrust y consultar el listado de softwares homologados con nuestra participación puede dirigirse al listado de clientes con soluciones homologadas Soluciones de Digitalización Certificada homologadas o en curso de homologación.

Soluciones de Digitalización Certificada homologadas por la AEAT (Agencia Tributaria)

Publicado el Publicada en AEAT, Homologación

En la siguiente lista se recogen los softwares de digitalización certificada de facturas homologados por la Agencia Tributaria, en cumplimiento del artículo 7 apartado e) de la Orden EHA 962/2007 y del apartado noveno de la Resolución de 24 de octubre de 2007.

SOFTWARE VER. EMPRESA FECHA DE HOMOLOGACIÓN
LEGALSNAPSCAN 1.0 ANF-AC 26/11/2007
DF-SERVER 4.0.0 SOTRONIC 06/03/2008
EDASFACTURAS 3.0 ZEROCOMA 11/04/2008
EDIWIN DIGICERT 1.1 EDICOM 11/04/2008
INVESDOC DC 10.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS 16/06/2008
ATRIL 4.0-DC IPSA 15/07/2008
DIGITAL DOCU 3.0 OFIMÁTICA DIGITAL 01/09/2008
SCAN_VISIO EDOCUMENT SUITE 2.0 ABAST SOLUTIONS 16/12/2008
FIRMADOC DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA 1.0.0 AYTOS CPD 08/01/2009
I-FACT 1 INDRA SISTEMAS S.A. 04/02/2009
DOCUODEC 2.0 ODEC 18/02/2009
DIGIFACTIN 2.0 NOTARNET S.L 26/02/2009
docuCERT 1.0 CATIMAGE S.L 15/04/2009
ADAPTING EFACTURA 2.0 ADAPTING S.L 20/04/2009
INVOCA DOCUMENTUM 1.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS 19/05/2009
ESIGNA DIGITALSCAN 1.0 INDENOVA S.L 19/05/2009
AdDOC 3.70 IBAI SISTEMAS S.A 02/06/2009
Scan Invoices 5-5 sp2 READSOFT ESPAÑA S.L 29/06/2009
Ecodoc 1.00.00 AKITANIA 2000 S.A. 29/06/2009
BdocWeb 6.0 ALIANET S.L 29/06/2009
PIXELWARE LEGAL SCAN 2.0 PIXELWARE S.A. 03/09/2009
ECOMPULSA 1.0 DOCEOSOFTWARE S. L. 22/09/2009
HEIMDALL 1.0 PAPYRUM NEXUS S.L. 22/09/2009
Docuware 5.1b DocuWare S.L 11/12/2009
Livelink ECM-digitalización certificada 1.0 Hummingbird Spain S.L. 17/12/2009
DOXiS4 InvoiceMaster 4.0 SER SOLUTIONS IBERIA S.L 12/01/2010
DIFSLEGAL 3.0.0.0 Matrix Development System, S.A. 28/01/2010
IMG-Módulo de Digitalización Certificada 1 Serikat Consultoría e Informática, S.A. 12/02/2010
FACTe 1.0 Indra Bmb, S.L. 09/03/2010
BS Factura-DC 2.0 BanSabadellFactura, S.L.U. 12/03/2010
EdocScancert 2.0 EDITIO SERVEIS GLOBALS D’IMPRESSIÓ,S.L. 15/04/2010
GDON 1.0 DISEÑO OPERATIVO DE SOFTWARE S.L. 19/04/2010
IesaGDoc ModuloDC 3.0.0.0 Informatización de Empresas S.A. 27/04/2010
Delfos Web Scan 1.0 Atos Origin SAE 02/07/2010
TS-DIGCERT 1.0 T-Systems ITC Iberia S.A.(Sociedad Unipersonal) 08/07/2010
Repcon invoices 1.0 Semantic systems 27/10/2010
Esker DeliveryWare 5.0 ESKER Ibérica S. L. 03/12/2010
DEOSCAN-ALETHEIA 1.0 MULTITEC S.A. 10/12/2010
Readsoft INVESDOCDC 1.0 IECISA (Informática El Corte Inglés) 22/12/2010
Readsoft DC 1.0 IECISA (Informática El Corte Inglés) 22/12/2010
SM-Veritas 1.0 Simply Smart S.L. 25/02/2011
Tire@SDC 1.0 TIREA S.A. (Tecnologías de la Información y Redes para Entidades Aseguradoras S. A.) 25/02/2011
GOnceDC 1.0 GUADALTEL S. A. 22/03/2011
ABS Doc DC 1.0 ABS Informática S. L. 12/07/2011
Movidoc – DDFE 1.1 Voicelan Telecom S. L. 27/07/2011
Expert Scan 1.0 Datadec Online S. A. 29/09/2011
GitDoc.Cert 1.0 GIT DOC S. L. 16/09/2011
Tradise Paperless 1.0 Training Digital Security S.L. 19/12/2011
OnBase 11 Hayland Software inc. 15/06/2012
GseDocuCert 1.0 Gabinete de Software Empresarial 07/09/2012
GesDocumental 2.0 Informática y Desarrollo de Software S.L(sustituye a la V 1.0) 19/09/2012
FactUM 3.0 Universidad de Murcia(sustituye a la V 2.0) 14/09/2012
SDC Oracle 1.0 European Agency of Digital Trust, S.L. 01/10/2012
Repcon DC 1.0 Semantic Systems S. L. 21/01/2013
GerSoft-DC 1.0 Gersoft Hispania S.L. 20/02/2013
Livelink ECM-digitalización certificada 1.1 Open Text Software S. L. U 02/04/2013
DocGes Digitalización Certificada 1.0 Programación Integral, SA 12/04/2013
OnBase 12 Hyland Software Inc. 22/04/2013
Docuware 6.0 DocuWare S.L 15/07/2013
Captio Cert 1.0 Ongest Gestiones y Servicios Internet SL 09/08/2013
Esker DeliveryWare 6.0 ESKER Ibérica S. L. 04/12/2013
Efacturanet dc 1.0 EVINTIA S.L. 28/03/2014
GesBan Digital 1.0 Ingeniería del software bancario S.L. 03/04/2014
Le Moustache Club (cambia denom.) 1.0 APP TO IU YOU MOBILITY, S. L. 04/04/2014
DIGCERT 1.0 Sociedad de Explotación de Redes Electrónica y Servicios S.A. 10/04/2014
ADAR 3.8 Docout S.L 24/04/2014
EXACCTA (antes Le Moustache Club) 1.0 Le Moustache Club S.L. (Antes APP TO IU MOBILITY) 09/07/2014
Doku4Invoices 1.0 Paina Nuevas Tecnologias S. L. 14/07/2014
MyDocument (Núcleo EdasFacturas) 1.0 DocQuijote Software S. L. 03/09/2014
DocQuijote (Núcleo EdasFacturas) 1.0 DocQuijote Software S. L. 03/09/2014
IVA FREE DigCert 2.0.0 GROWTH TECHNOLOGIES S.L: 04/04/2015
Livelink ECM – digitalización certificada 1.2 Open Text Software SLU 03/12/2014
Invoca Documentum 1.0 INFORMÁTICA EL CORTE INGLES S.A. 16/12/2014
IreneDC 3.0 Manuel Diago García 21/01/2015
EJIDOSOFT DC 1.0 EJIDO SOFT S. L. 12/02/2015
ECS DC 1.0 Electronic Certification Services S. L. 10/03/2015
TICKELIA 10 ULTIMOS S.A. 08/04/2015
Digitaldocu – AECID 1.0 Ofimática Digital SLU 14/04/2015

Software de Digitalización Certificada homologadas en Navarra

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Homologación, Navarra

Relación de software homologado en Navarra para la digitalización certificada de facturas, tramitado al amparo del artículo 8. 3 apartado e) de la ORDEN FORAL 228/2007, de 12 de junio del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento sobre las obligaciones de facturación, sobre la homologación de software de digitalización.

NOMBRE DEL
SOFTWARE
VERSIONEMPRESAFECHA DE
HOMOLOGACION
LEGALSNAPSCAN1.0ANF-AN13/01/2009
EDASFACTURAS3.0ZEROCOMA13/01/2009
SCAN_VISIO,
eDocument Suite
2.0ABAST  SOLUTIONS, S.A.13/05/2009
ATRIL4.0-DCINVESTIGACIÓN Y PROGRAMAS, S.A.14/08/2009
eSigna DigitalScan1.0INDENOVA, S.L.14/08/2009
INVESDOC DC10.0INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS, S.A.14/08/2009
INVOCA DOCUMENTUM1.0INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS, S.A.24/11/2009
adDOC3.70IBAI SISTEMAS, S.A.21/01/2010
DF-SERVER4.0.0SOTRONIC INNOVATION TECHNOLOGY, S.L.21/01/2010
DifsLegal3.0.0.0MATRIX DEVELOPMENT SYSTEM, S.A15/02/2010
IMG-Módulo de Digitalización Certificada1SERIKAT Consultoría e Informática, S.A12/03/2010
IMG-Módulo de Digitalización Certificada1.1SERIKAT Consultoría e Informática, S.A28/07/2010
Digital Docu3.0OFIMÁTICA DIGITAL, S.L22/04/2010
TS_DIGCERT1.0T-SYSTEMS ITC IBERIA S.A.18/08/2010
repcon Invoices1.0SEMANTIC SYSTEMS S.L.24/11/2010
Docuware5.1bARCHIVOS TECNOLÓGICOS DE NAVARRA, S.A.L.07/02/2011
Scan INVOICES5-5 SP2READSOFT ESPAÑA, S.L.14/06/2011
DELIVERYWARE5.0ESKER IBERICA, S.L.16/03/2012
GSEDOCUCERT1.0GABINETE DE SOFTWARE EMPRESARIAL, S.L25/10/2012
Repcon DC1.0SEMANTIC SYSTEMS S.L.4/3/2013
Expert Scan1.0.0.0DATADEC ONLINE, S.A.18/4/2013
Livelink ECM – Digitalización Certificada1.1OPENTEXT SOFWARE S.L.U.13/6/2013
PIXELWARE LEGAL SCAN2.0PIXELWARE S.A.11/7/2014
Livelink ECM – Digitalización Certificada1.2OPENTEXT SOFWARE S.L.U.5/2/2015

Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Álava

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Homologación, País Vasco

Relación de software homologado en Álava para la digitalización certificada de facturas, tramitado al amparo del artículo 8 de la Orden Foral 121/2009, del Diputado de Hacienda, Finanzas y Presupuestos, de 4 de marzo, de desarrollo de determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 24/2004, de 23 de marzo, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Software homologadoVersiónEmpresaFecha homologación
EDASFACTURAS3.0ZEROCOMA26/03/2009
ATRIL4.0-DCIPSA22/04/2009
SCAN_VISIO EDOCUMENT SUITE2.0ABAST SOLUTIONS04/05/2009
LEGALSNAPSCAN1.0ANF AC16/06/2009
AdDOC3.70IBAI SISTEMAS S.A.22/12/2009
DIFsLEGAL3.0.0.0MATRIX DEVELOPMENT  SYSTEMS SA19/04/2010
IMG-MODULO DE DIGITALIZACION CERTIFICADA1SERIKAT CONSULTORIA E INFORMATICA SA21/06/2010
DF-SERVER4.0.0SOTRONIC INNOVATION TECHNOLOGY SL28/09/2010

 

 

TS-DIGCERT1.0T-SYSTEMS ITC IBERIA SA (SOCIEDAD UNIPERSONAL)25/10/2010

 

 

REPCON INVOICES1.0SEMANTIC SYSTEMS SL14/12/2010
IMG-MODULO DE DIGITALIZACION CERTIFICADA1.1SERIKAT CONSULTORIA E INFORMATICA SA21/10/2011
I-FACT1INDRA SISTEMAS S.A.21/05/2012
DOCUWARE5.1 BARCHIVOS TECNOLOGICOS DE NAVARRA SAL18/06/2012
REPCON DC1.0SEMANTIC SYSTEMS SL19/02/2013
EXPERT SCAN1.0.0.0DATADEC ONLINE SA06/05/2013
LIVELINK ECM – DIGITALIZACION CERTIFICADA1.1OPEN TEXT SOFTWARE SLU02/09/2013
PIXELWARE LEGAL SCAN2.0PIXELWARE SA07/07/2014
LIVELINK ECM – DIGITALIZACION CERTIFICADA1.2OPEN TEXT SOFTWARE SLU15/01/2015
EADTrust Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Guipúzcoa

Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Guipúzcoa

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Homologación, País Vasco

Los “obligados tributarios” podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales, permitiendo prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base. Para realizar la digitalización certificada es necesario el uso de un software homologado, que, en el caso de Guipuzcoa se puede tramitar a través de la Subdirección General de Inspección del Departamento de Hacienda y Finanzas de la Diputación Foral de Gipuzkoa.

Relación de software homologado en Guipuzcoa para la digitalización certificada de facturas, tramitado al amparo del artículo 8 de la Orden Foral 865/2007 y del apartado noveno de la Resolución 39/2008 de 10 de septiembre de 2008 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización:

Fecha de HomologaciónNombre de la empresaNombre del SoftwareVersión
19/09/2008ZEROCOMAEDASFACTURAS3.0
10/02/2009ANF ACLEGAL SNAP SCAN1.0
08/07/2009IPSAATRIL4.0-DC
18/08/2009ABAST SOLUTIONSSCAN VISIO eDocument Suite2.0
07/10/2009INDENOVA S.L.eSIGNA DIGITAL SCAN1.0
13/01/2010INFORMATICA EL CORTE INGLESINVESDOC DC10.0
13/01/2010INFORMATICA EL CORTE INGLESINVOCA DOCUMENTUM1.0
01/02/2010IBAI SISTEMAS S.A.AdDoc3.70
26/02/2010MATRIX DEVELOPMENT SYSTEM SADifs Legal3.0.0.0
19/04/2010SOTRONIC INNOVATION TECHNOLOGY SLDF-SERVER4.0.0
19/07/2010SERIKAT CONSULTORIA E INFORMATICA SAIMG Modulo de DigitalizaciónCertificada1.1
04/082010OFIMATICA DIGITAL S.L.U.DigitalDOCU3.0
02/12/2010T-SYSTEMS ITC IBERIA, S.A.TS – DIGCERT1.0
04/02/2011ATECNA, SALDocuWare5.1B
07/02/2011SEMANTIC SYSTEMS, SLREPCON INVOICES1.0
29/07/2011READSOFT ESPAÑA, S.L.Scan INVOICES5-5 SP2
10/09/2012ESKER IBERICA, S.L.Esker Deliveriware5.0
17/06/2013INDRA SISTEMAS, S.A.i-f@act1
24/06/2013DATADEC ONLINE, S.A.Expert Scan1.0.0.0
25/06/2013SEMANTIC SYSTEMS, S.L.Repcon DC1.0
12/08/2013OPEN TEXT SOFTWARE S.L.U.OpenText Digitalización Certificada de Facturas1.1
16/07/2014PIXELWARE, S.L.Legal Scan2.0

Normativa aplicable en Guipúzcoa

Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Guipúzcoa

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Homologación, País Vasco

Los “obligados tributarios” podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales, permitiendo prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base. Para realizar la digitalización certificada es necesario el uso de un software homologado, que, en el caso de Guipuzcoa se puede tramitar a través de la Subdirección General de Inspección del Departamento de Hacienda y Finanzas de la Diputación Foral de Gipuzkoa.

Relación de software homologado en Guipuzcoa para la digitalización certificada de facturas, tramitado al amparo del artículo 8 de la Orden Foral 865/2007 y del apartado noveno de la Resolución 39/2008 de 10 de septiembre de 2008 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización:

Fecha de HomologaciónNombre de la empresaNombre del SoftwareVersión
19/09/2008ZEROCOMAEDASFACTURAS3.0
10/02/2009ANF ACLEGAL SNAP SCAN1.0
08/07/2009IPSAATRIL4.0-DC
18/08/2009ABAST SOLUTIONSSCAN VISIO eDocument Suite2.0
07/10/2009INDENOVA S.L.eSIGNA DIGITAL SCAN1.0
13/01/2010INFORMATICA EL CORTE INGLESINVESDOC DC10.0
13/01/2010INFORMATICA EL CORTE INGLESINVOCA DOCUMENTUM1.0
01/02/2010IBAI SISTEMAS S.A.AdDoc3.70
26/02/2010MATRIX DEVELOPMENT SYSTEM SADifs Legal3.0.0.0
19/04/2010SOTRONIC INNOVATION TECHNOLOGY SLDF-SERVER4.0.0
19/07/2010SERIKAT CONSULTORIA E INFORMATICA SAIMG Modulo de DigitalizaciónCertificada1.1
04/082010OFIMATICA DIGITAL S.L.U.DigitalDOCU3.0
02/12/2010T-SYSTEMS ITC IBERIA, S.A.TS – DIGCERT1.0
04/02/2011ATECNA, SALDocuWare5.1B
07/02/2011SEMANTIC SYSTEMS, SLREPCON INVOICES1.0
29/07/2011READSOFT ESPAÑA, S.L.Scan INVOICES5-5 SP2
10/09/2012ESKER IBERICA, S.L.Esker Deliveriware5.0
17/06/2013INDRA SISTEMAS, S.A.i-f@act1
24/06/2013DATADEC ONLINE, S.A.Expert Scan1.0.0.0
25/06/2013SEMANTIC SYSTEMS, S.L.Repcon DC1.0
12/08/2013OPEN TEXT SOFTWARE S.L.U.OpenText Digitalización Certificada de Facturas1.1
16/07/2014PIXELWARE, S.L.Legal Scan2.0

 

Normativa aplicable en Guipúzcoa

Soluciones de Digitalización Certificada homologadas en Vizcaya

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, Homologación, País Vasco

Relación de software homologado en Vizcaya para la digitalización certificada de facturas, tramitado al amparo de lo dispuesto en el artículo 8 de la ORDEN FORAL 1868/2009, de 2 de julio, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Software homologadoVersiónEmpresaFecha homologación
ADDOC3.70IBAI SISTEMAS S.A.05/03/2010
ATRIL4.0-DCIPSA18/02/2010
DF-SERVER4.0.0SOTRONIC INNOVATION TECHNOLOGY09/09/2010
DifsLegal3.0MATRIX DEVELOPMENT SYSTEM S.A.18/02/2010
Digital Docu3.0OFIMATICA DIGITAL31/08/2010
DocuWare5.1cAtecna Archivos y Documentos25/05/2012
EdasFacturas3.0ZEROCOMA S.L.28/08/2009
Expert Scan Vision1.0.0.0DATADEC ONLINE S.A.23/07/2013
Firmadoc Digitalización Certificada1.0SAGE AYTOS S.L.U.17/09/2012
i-fact1.0INDRA SISTEMAS20/06/2012
INVESDOC DC10.0INFORMATICA EL CORTE INGLES SA16/01/2014
IMG – Módulo de Digitalización Certificada1.0SERIKAT.es25/06/2010
IMG – Módulo de Digitalización Certificada1.1SERIKAT.es09/09/2011
Legal Snap Scan1.0ANF AC TRADISE19/07/2011
PIXELWARE LEGAL SCAN2.0PIXELWARE, S.A.04/09/2014
Repcon DC1.0SEMANTIC SYSTEMS S.L.16/04/2013
Repcon Invoices1.0SEMANTIC SYSTEMS S.L.10/12/2010
Scan INVOICES 5-5SP2ReadSoft España09/09/2011
SCAN_VISIO eDocument Suite2.0ABAST SOLUTIONS S.A.18/02/2010
TS-DIGCERT1.0T-Systems13/12/2010

La Digitalización Certificada del sector público

Publicado el Publicada en Adecuación a la norma, AEAT, Homologación, Norma Técnica de Interoperabilidad

La digitalización certificada es posible en España gracias a a previsión incluida en la “Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación”.

A pesar de publicarse un nuevo reglamento de facturación a través del “Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación”, la citada Orden ha mantenido su vigencia y sigue siendo un buen documento para resolver dudas sobre las firmas electrónicas y los certificados en relación con las facturas electrónicas, así como aclarar diferentes aspecto de tipo práctico.

El proceso de homologación de soluciones de Digitalización Certificada quedó definido en la “Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007″.

Son más de 50 las soluciones informáticas de Digitalización Certificada que ya se encuentran homologadas por la AEAT , pero su uso se circunscribe a la digitalización de facturas y documentos de interés tributario, lo que permite en esos casos la eliminación de su soporte en papel.

Sin embargo, en el ámbito de las administraciones públicas cabe la “digitalización garantizada” de documentos administrativos (la normativa aplicable ha huido de la mención “digitalización certificada”), para lo que deben tomarse en consideración las normas de interoperabilidad derivadas del desarrollo de la “Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos” especialmente desde la óptica del  Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) establecen los requisitos que sobre diferentes aspectos relacionados con el intercambio de documentos administrativos digitales o digitalizados permiten la interoperabilidad de las administraciones públicas o la interacción con ellas de los ciudadanos.

Para la “Digitalización Garantizada” deben tenerse en cuenta varias de las normas técnicas de interoperabilidad, las relativas a Documento y Expediente Electrónico, Firma Electrónica y certificados electrónicos, Digitalización de Documentos, Copiado Auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

La digitalización garantizada debe garantizar la integridad de los documentos administrativos digitalizados, en base a los siguientes requisitos:

  1. Que la imagen obtenida de los documentos digitalizados sea fiel e integra, esto es, que responda exactamente a la estructura y contenido del documento digitalizado, contando con una resolución mínima y que sea sometida a un proceso de automático de optimización de la imagen que permita garantizar la legibilidad de la misma.
  2. Que los documentos cuenten con información que permitan identificarlos de manera inequívoca, tanto en si mismos, como en relación con los expedientes y procesos de los que forman parte. Dicha identificación inequívoca se consigue a través de la inserción de metadatos en el propio documento (entre otros, identificador del documento origen, órgano (administración generadora / captura), fecha captura, origen (ciudadano / administración), estado de elaboración….), así como a través de la generación y cálculo de la huella o valor resumen del documento (hash) utilizando un algoritmo que cumpla al menos el estándar SHA-1.
  3. Que se utilicen formatos estándares y de uso común reconocidos, que sean considerados formatos autodocumentados y autosuficientes, de forma que se garantice que a pesar de la posible obsolescencia de los sistemas, los documentos electrónicos administrativos siguen siendo accesibles, visualizables y válidos legalmente. A tal efecto, dichos formatos son recogidos en el Catalogo de Estándares publicado por la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.
  4. Tanto el sistema de digitalización certificada como el sistema de intercambio de documentos con las administraciones públicas, deben permitir la gestión, almacenamiento y archivo de los documentos electrónicos administrativos, tanto en su integración en los correspondientes expedientes electrónicos (que deben contar con información que permita su identificación inequívoca a través de los correspondientes metadatos de forma similar a la establecida para los documentos electrónicos), como en las correspondientes bases de datos documentales y registros administrativos mediante los correspondientes asientos registrales.

Parte esencial en la generación y utilización de documentos electrónicos administrativos, y con el objeto de garantizar la integridad de los mismos tanto en el proceso de digitalización como en su intercambio y gestión con las Administraciones Públicas, es la utilización de firma electrónica en los términos establecidos en la NTI de Firma Electrónica y de certificados de la Administración, tanto para la firma e identificación de forma inequívoca de los documentos electrónicos administrativos y los expedientes de los que forman parte, como para la identificación de los sujetos que forman parte de todo el proceso administrativo que es gestionado por medios electrónicos.

Al no existir un procedimiento de homologación, los desarrolladores de soluciones de digitalización garantizada pueden optar por presentar informes de auditoría de entidades especializadas que pueden acreditar el cumplimiento de la normativa aplicable. EADTrust, el principal especialista en Auditorías de Digitalización Certificada también realiza Auditorías de “Digitalización Garantizada”. Contacte llamando al 902 365 612 o 91 716 0555