Etiqueta: Guía de buenas prácticas

BS 10008

Publicado el Julián InzaPublicada en Adecuación a la norma

La Norma Británica BS 10008 publicada por el Organismo Nacional de Normalización del Reino Unido BSI (British Standards Institution), es una Guía de buenas prácticas para la gestión y el almacenamiento de datos electrónicos.Su denominación en inglés “Evidential weight and legal admissibility of electronic information. Specification” se traduce como “Valor probatorio y admisibilidad legal de la información electrónica. Especificación “.

Está diseñada para dar cobertura a un procedimiento de digitalización de documentos en papel que maximice su valor probatorio. También contempla la posibilidad de capturar documentos electrónicos de diferentes procedencias preservando la cadena de custodia.

BS 10008 promueve las mejores prácticas para la transferencia de datos electrónicos entre sistemas y la migración de registros en papel hacia archivos digitales. Entre los aspectos tratados están la identificación y lafirma electrónica aplicada a los documentos electrónicos para su preservación. También ofrece una Guía para la gestión de la disponibilidad y accesibilidad de cualquier registro que pueda ser necesario como prueba legal.

En EADTrust ayudamos a adoptar e implantar la norma y cooperamos en el proceso de certificación si la entidad ota a esta certificación amparada por BSI.

Podemos ampliarle información si contacta, llamando al +34 91 716 05 55 o 902 365 612 (desde España).

EADTrust Digitalizacion de documentos y archivos

Digitalización de documentos y archivos

Publicado el Julián InzaPublicada en AEAT, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Norma Técnica de Interoperabilidad

Digitalizar un documento en papel consiste en obtener una fotografía o realizar otro proceso sobre el documento que produzca como resultado su imagen digital.

En su versión más básica, la digitalización enfatiza la obtención de la imagen digital, pero las versiones más avanzadas realizan mejoras de la imagen (enderezamiento, elimininación de manchas, mejora de contraste o de colores) un reconocimiento óptico de caracteres e incluso firma electrónica de los documentos digitalizados.

El proceso de digitalización de documentos puede ser tan amplio y complejo como los tipos de documentos y contemplar no solo  los documentos en papel, sino también otras variantes como  video analógico, Fotografías, sonido, Mapas, …

Uno de las variantes de la digitalización se basa en el uso de escáneres, dispositivo idóneos que recorren el papel por una o dos caras captando su imagen en aplicaciones destinadas a su gestión.

En ese enfoque, los libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos la digitalización sustituye otras formas de preservación de la información como los microfilms.

Proceso de digitalización de documentos

El proceso de digitalización de documentos contempla los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

  • Captura con escáner del documento físico.
  • Indexado de la información extraída del documento (identificción de información relevante que facilitará las búsquedas).
  • Aplicación de metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia,…)
  • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para las empresas y a las administraciones públicas, ya que simplifica las búsquedas y evita que se pierdan los documentos.

El Proceso de digitalización de documentos debe estar contemplado en las organizaciones lo que implica la disponibilidad de recursos para ello y laformación del personal involucrado. En el caso de la digitalización certificada debe contemplarse también el uso de la firma electrónica, lo que implica la vigilancia de caducidad de los certificados para evitar que el sistema pueda quedar inoperativo por no contar con certificados electrónicos en vigor.

¿Qué documentos se pueden digitalizar?

Se pueden digitalizar la mayor parte de los documentos de papel, videos, audios, imágenes,….

Algunos ejemplos:

  • Informes, estudios.
  • Planos, mapas y diagramas.
  • Contratos, pedidos, albaranes, facturas de proveedores, tickets, facturas simplicadas.
  • Escrituras, Certificados de seguros, documentos oficiales.

Para llevar a cabo la digitalización conviene contar con el software adecuado.

Si se desea que las versiones digitalizadas tengan valor legal, el procedimiento deberá ajustarse a la normativa de digitalización certificada que contempla las siguientes variantes:

  • Documentos de interés tributario. El software lo homologa la AEAT. Hay que presentar un informe de auditoría del software realizado por entidades auditoras especialistas como EADTrust.
  • Documentos empeados en trámites de las administraciones públicas. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.
  • Documentos empeados en trámites judiciales. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guia de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.

Si desea más información contacte con EADTrust en el 91 716 05 55 o, si contacta desde fuera de España: +34 91 716 05 55. Si lo prefiere, puede mandar un correo electrónico a info@eadtrust.eu.