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EADTrust GIS de Digitalización Certificada

GIS de Digitalización Certificada

Publicado el Julián InzaPublicada en CTEAJE, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Norma Técnica de Interoperabilidad

La GIS (Guía de Interoperabilidad y Seguridad) de digitalización certificada de documentos (CTEAJE-GIS-703), toma en consideración documentos ya publicados como las Bases del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, la GIS de firma electrónica y certificación y la GIS de Documento Judicial Electrónico y establece los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos, de modo que se garantice su autenticidad.

Consecuentemente, contempla los requisitos que deberá cumplir el software de Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia.

Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia

La digitalización de un documento en soporte papel o análogo para la generación de un documento electrónico, dará lugar a un documento codificado según alguno de los formatos de la NTI (Norma Técnica de Interoperabilidad) del catálogo de estándares (de la administración electrónica) y estará compuesto por:

  1. La imagen electrónica que representará el aspecto y contenido del documento en el soporte origen y cumplirá los requisitos establecidos bajo el epígrafe “Imágenes captadas”.
  2. Los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico.
  3. Protección criptográfica de la imagen electrónica que podrá realizarse mediante Firma electrónica avanzada, o sello electrónico avanzado basado en certificados cualificados del responsable de la digitalización. También podrá realizarse mediante sello de tiempo electrónico cualificado gestionado por un Prestador de Servicios de Confianza Digital cualificado.
  4. El documento electrónico digitalizado tendrá carácter de copia auténtica, cumpliendo los requisitos establecidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Judiciales Electrónicos

Imágenes captadas

La digitalización de un documento en soporte papel o análogo para la generación de un documento electrónico, dará lugar a un documento codificado según alguno de los formatos de la NTI (Norma Técnica de Interoperabilidad) del catálogo de estándares (de la administración electrónica) y estará compuesto por:

  1. La imagen electrónica que representará el aspecto y contenido del documento en el soporte origen y cumplirá los requisitos establecidos bajo el epígrafe “Imágenes captadas”.
  2. Los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico.
  3. Protección criptográfica de la imagen electrónica que podrá realizarse mediante Firma electrónica avanzada, o sello electrónico avanzado basado en certificados cualificados del responsable de la digitalización. También podrá realizarse mediante sello de tiempo electrónico cualificado gestionado por un Prestador de Servicios de Confianza Digital cualificado.
  4. El documento electrónico digitalizado tendrá carácter de copia auténtica, cumpliendo los requisitos establecidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Judiciales Electrónicos

Proceso de digitalización certificada

La digitalización certificada de un documento:
  1. Se realizará a través de un proceso informático en el que, garantizando la integridad de cada uno de los pasos, se realizarán las siguientes tareas:
    1. Digitalización por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo.
    2. Si procede, optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga).
    3. Asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado.
    4. Firma, sello o sello de tiempo de la imagen electrónica.
    5. Los documentos deberán digitalizarse individualizados en tantos archivos digitales como documentos sean. No es posible digitalizar un único archivo que contenga varios documentos.
  2. Contemplará la aplicación de un conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitirán garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado de la aplicación de digitalización y los dispositivos asociados producirán imágenes fieles al documento en soporte papel.
  3. En el proceso de digitalización un registro informático recogerá evidencias electrónicas de las fases de la digitalización y dejará constancia de todos los documentos digitalizados, incluso los marcados como borrados o eliminados, de modo que se conserve una traza de auditoría de todos los documentos procesados de forma que no puedan añadirse ni eliminarse dichas evidencias electrónicas de los pasos del proceso y de la identidad de los operadores que lo gestionaron.
  4. La digitalización se podrá llevar a cabo de forma automatizada siempre que quede constancia de la persona que se responsabiliza de la adopción de los procedimientos organizativos y de control que garantizan el cumplimiento del principio de imagen fiel. Esta información podrá figurar en los metadatos del documento con el concepto de “Nota de transferencia”.

Gestión y conservación del documento electrónico digitalizado

  1. La gestión del documento electrónico procedente de digitalización conllevará el mantenimiento del registro de control de digitalizaciones, sin perjuicio de que los documentos digitalizados tengan el destino previsto en la normativa vigente en materia de archivos judiciales. Si así sucede, se dejará constancia en los metadatos de la información sobre el sistema utilizado para su digitalización: aplicación, versión, código de homologación, ubicación, identificador de la digitalización, fecha de la digitalización y “Nota de transferencia”, y si se conserva o no el documento original del que trae causa.
  2. La gestión de los documentos electrónicos digitalizados se realizará de acuerdo con lo establecido en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

Requisitos del Software de Digitalización Certificada

El software utilizado en la Digitalización Certificada de documentos en papel en el ámbito de la Justicia deberá cumplir, además de lo ya indicado, el siguiente requisito:

Permitirá el acceso inmediato a cualquier dato del sistema de llevanza de la digitalización, así como a los documentos resultado de la digitalización, permitiendo su visualización, facilitando su búsqueda y, cuando se usen sistemas de Código Seguro de Verificación, permita el cotejo “en línea” de documentos.

Digitalización certificada para Lexnet

Publicado el Julián InzaPublicada en CTEAJE, Lexnet

La normativa de Lexnet se recoge en el Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia.

En su anexo IV indica:

EADTrust Digitalización Certificada Lexnet

Se admitirá, a los usuarios que se relacionan en el Anexo II, la presentación de escritos y documentos y la recepción electrónica de actos de comunicación procesal mediante sistemas de identificación electrónica y de firma electrónica, según lo dispuesto en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y el Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

(…)

Los dispositivos de digitalización o escaneado que sean utilizados para la transformación en documentos digitalizados de los obrantes en papel y que se adjunte a los escritos y actos de comunicación procesales, se configurarán con las características que la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Digitalización establezca.

Hasta su publicación se recomienda:

  1. Activar la Resolución del Escáner a 200×200 ppp o, en su defecto, la mínima que permita el dispositivo.
  2. Seleccionar tipo de salida de documento PDF/A.
  3. Seleccionar tipo de salida: un solo documento.
  4. Activar el OCR (Reconocimiento de Caracteres).
  5. Seleccionar el color de Salida Negro.

Únicamente se utilizarán características de color, cuando el contenido de la información a adjuntar así lo requiera.

Por tanto el software que se use para la digitalización, debe tener en cuenta los requisitos de conversión a PDF/A, los de creación de capa OCR (con el texto del escrito dispuesto de forma que permita copiar y pegar) y los de la firma electrónica de los documentos.

La optimización del proceso agiliza las actividades de gestión de los documentos que los procuradores, abogados y otros profesionales deben realizar para subirlos a LexNet.

Un informe favorable de EADTrust es una marca de calidad para los desarrolladores de soluciones de digitalización certificada. Contacte con EADTrust para conocer en detalle los requisitos de Digitalización Certificada para Lexnet. Llame al 902 365 612 o mande un email a info@eadtrust.eu.

EADTrust Digitalizacion de documentos y archivos

Digitalización de documentos y archivos

Publicado el Julián InzaPublicada en AEAT, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Norma Técnica de Interoperabilidad

Digitalizar un documento en papel consiste en obtener una fotografía o realizar otro proceso sobre el documento que produzca como resultado su imagen digital.

En su versión más básica, la digitalización enfatiza la obtención de la imagen digital, pero las versiones más avanzadas realizan mejoras de la imagen (enderezamiento, elimininación de manchas, mejora de contraste o de colores) un reconocimiento óptico de caracteres e incluso firma electrónica de los documentos digitalizados.

El proceso de digitalización de documentos puede ser tan amplio y complejo como los tipos de documentos y contemplar no solo  los documentos en papel, sino también otras variantes como  video analógico, Fotografías, sonido, Mapas, …

Uno de las variantes de la digitalización se basa en el uso de escáneres, dispositivo idóneos que recorren el papel por una o dos caras captando su imagen en aplicaciones destinadas a su gestión.

En ese enfoque, los libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos la digitalización sustituye otras formas de preservación de la información como los microfilms.

Proceso de digitalización de documentos

El proceso de digitalización de documentos contempla los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

  • Captura con escáner del documento físico.
  • Indexado de la información extraída del documento (identificción de información relevante que facilitará las búsquedas).
  • Aplicación de metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia,…)
  • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para las empresas y a las administraciones públicas, ya que simplifica las búsquedas y evita que se pierdan los documentos.

El Proceso de digitalización de documentos debe estar contemplado en las organizaciones lo que implica la disponibilidad de recursos para ello y laformación del personal involucrado. En el caso de la digitalización certificada debe contemplarse también el uso de la firma electrónica, lo que implica la vigilancia de caducidad de los certificados para evitar que el sistema pueda quedar inoperativo por no contar con certificados electrónicos en vigor.

¿Qué documentos se pueden digitalizar?

Se pueden digitalizar la mayor parte de los documentos de papel, videos, audios, imágenes,….

Algunos ejemplos:

  • Informes, estudios.
  • Planos, mapas y diagramas.
  • Contratos, pedidos, albaranes, facturas de proveedores, tickets, facturas simplicadas.
  • Escrituras, Certificados de seguros, documentos oficiales.

Para llevar a cabo la digitalización conviene contar con el software adecuado.

Si se desea que las versiones digitalizadas tengan valor legal, el procedimiento deberá ajustarse a la normativa de digitalización certificada que contempla las siguientes variantes:

  • Documentos de interés tributario. El software lo homologa la AEAT. Hay que presentar un informe de auditoría del software realizado por entidades auditoras especialistas como EADTrust.
  • Documentos empeados en trámites de las administraciones públicas. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.
  • Documentos empeados en trámites judiciales. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guia de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.

Si desea más información contacte con EADTrust en el 91 716 05 55 o, si contacta desde fuera de España: +34 91 716 05 55. Si lo prefiere, puede mandar un correo electrónico a info@eadtrust.eu. 

EADTrust Auditoría de adecuación al Protocolo de Digitalización de documentos de Canarias

Auditoría de adecuación al Protocolo de Digitalización de documentos de Canarias

Publicado el Julián InzaPublicada en Adecuación a la norma, Canarias, Digitalización garantizada

La Orden de 23 de abril de 2013, por la que se aprueba el Protocolo de Digitalización de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias establece un procedimiento detallado de Digitalización Garantizada en el marco de la Ley 11/2007 a nivel estatal y del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

European Agency of Digital Trust ofrece servicios de auditoría para certificar las soluciones destinadas a la digitalización de documentos que se vayan a emplear en el marco de esta normativa, en especial las que se deban utilizar en ña Comunidad Autónoma de Canarias.

Puede contactar llamando al 902 365 612 o enviando un correo electrónico a info@eadtrust.eu. 

EADTrust Digitalización Certificada en el sector público

Digitalización Certificada en el sector público

Publicado el Julián InzaPublicada en Administración Pública, AEAT

El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 30. Copias electrónicas.

1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

5. Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

Artículo 31. Archivo electrónico de documentos.

1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 24. Digitalización de documentos en soporte papel.

1. La digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente en relación con los siguientes aspectos:

  • Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.
  • Nivel de resolución.
  • Garantía de imagen fiel e íntegra.
  • Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.

2. La gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

No ha sido hasta la entrada en vigor de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), publicadas a finales del mes de julio de 2010, cuando se ha dado el desarrollo normativo necesario tanto a los citados artículos de la Ley 11/2007, como a las disposiciones establecidas por el RD 4/2010 en materia de digitalización documental.

Esta regulación normativa abre, claramente, un nuevo marco de oportunidades al sector privado de la digitalización documental para proveer de soluciones tecnológicas a las Administraciones Públicas que les permitan digitalizar absolutamente todos los documentos en formato papel que tengan en su poder.

A pesar de que en ningún momento la normativa establezca un procedimiento de auditoría y certificación preceptiva para este tipo de tarea, es más que probable que en los próximos meses, las Administraciones Públicas comiencen a requerir en las licitaciones de concursos públicos para la digitalización documental, que las soluciones ofertadas cumplan íntegramente con los requisitos de Interoperabilidad establecidos por la normativa vigente y que lo acrediten mediante informes emitidos por terceros con experiencia acreditada, en la medida en que la citada normativa debe ser cumplida por todas las Administraciones Públicas de España.

Entre los profesionales de EADTrust, contamos con experiencia previa en procesos de homologación de software de digitalización certificada en el ámbito tributario –- y en procesos de homologación de software, tanto al RD 4/2010 de Interoperabilidad, como al RD 4/2010, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Seguridad.

Durante el proceso de auditoría, desde EADTrust, llevamos a cabo un análisis íntegro de los requisitos normativos, atendiendo específicamente al cumplimiento de una serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad, entre las que cabe destacar las siguientes:

  • Digitalización de documentos
  • Documento electrónico
  • Expediente electrónico
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
  • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
  • Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales

Si eres una empresa que dispone de un software de digitalización documental y quieres comenzar a prestar servicios a las Administraciones Públicas de España para la digitalización de cualquier tipo de documento –no sólo facturas y documentación análoga-, garantizándoles el cumplimiento íntegro de la normativa española en materia de Seguridad e Interoperabilidad, no dudes en contactar con nosotros en info(a)eadtrust.net o por teléfono en el 902 365 612 (91716 0555).

EADTrust Auditoría NTI

Auditoría NTI

Publicado el Julián InzaPublicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Norma Técnica de Interoperabilidad

En el sector público, se impone la obligación de digitalizar documentos en los registros. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en su artículo 16 indica:

  1. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.

Dado que la Ley 39/2015 supone una evolución de las Leyes 11/2007 y 30/1992, siguen vigentes algunas normas dictadas en su desarrollo.

La forma de digitalizar documentos se introdujo en los artículos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

En concreto, el marco jurídico de la digitalización se desarrolla en los  artículos 44 y 46 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y en el artículo  24 del Real Decreto 4/2010 , de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica.

El conjunto de requisitos para llevar a cabo la Digitalización se ha ido haciendo más complejo pero también se ha hecho más completo tras la publicación de las normas técnicas de interoperabilidad (NTI) que por diferentes resoluciones de 19 de julio se publicaron en el BOE de 30 de julio de 2011.

En este marco jurídico, orientado al sector público, los organismos que deseen llevar a cabo la Digitalización Certificada de documentos se encuentran con pocas referencias de confianza que les den certeza de que el proceso lo pueden llevar a cabo sin incidentes futuros. Y los desarrolladores de software, con frecuencia, tampoco están seguros de que su software de gestión documental cumple toda la maraña de normativas, con requisitos técnicos y operativos desperdigados en diferentes normas.

Para implantar de forma correcta un proceso de digitalización certificada en la administración pública y para diseñar el software que lo permita, EADTrust ha desarrollado un modelo unificado de gestión, que establece los requisitos que deben cumplir el software de digitalización certificada y el proceso que se implanta. El modelo incluye una lista de control (Check List) que permite llevar a cabo las comprobaciones adecuadas para afirmar que un proceso de digitalización se lleva a cabo de forma correcta o que un software de digitalización cumple todos los requisitos establecidos en las distintas normas.

Este documento está alineado con la norma EHA 962/2007 y con las siguientes normas NTI:

  • Documento electrónico
  • Digitalización de documentos
  • Expediente electrónico
  • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos

Dado que en las licitaciones sobre sistemas de digitalización y gestión documental en las administraciones públicas se exije el cumplimiento de la citada normativa, y considerando que no existe un órgano específico que expida una homologación (al margen del establecido en el marco tributario), EADTrust ofrece el servicio de Auditoría de Digitalización Certificada NTI que permite la acreditación por terceros especialistas del cumplimiento de la normativa publicada en relación con la Digitalización Certificada, por parte del software especializado en digitalización, de los principales fabricantes, y también el modelo de gestión de la digitalización certificada, aplicable tanto a las administraciones que lo implantan internamente, como a las entidades que prestan servicios de externalización de digitalización de documentos para las administraciones públicas.

EADTrust está especializada en auditorías de digitalización certificada, y sus expertos cuentan con un alto número de  entidades que han optado por sus servicio de auditoría, en relación con la homologación de la Agencia Tributaria para el software de Digitalización Certificada destinado al ámbito tributario

Si quiere saber más sobre este servicio llame al 902 365 612 (o al 91 716 0555).

Estos son los principales servicios prestados en relación con la Digitalización Certificada NTI:

  • Soporte al desarrollo de normativa de digitalización certificada para Comunidades Autónomas. Ayuda  concretar los requisitos de la Digitalización Certificada a los organismos con capacidad normativa propia.
  • Auditoría de Software de digitalización. Dictamina que un determinado software cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de control de EADTrust. Se expide un certificado del cumplimiento.
  • Auditoría de PSDC. Dictamina que un determinado Prestador de Servicios de Digitalización Certificada cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de comprobación (check list) de EADTrust , y por tanto podría prestar este servicio de forma externalizada a las administraciones públicas. Se expide un certificado del cumplimiento.
  • Auditoría de Procesos de digitalización. Dictamina que el proceso de digitalización certificada de un determinado organismo público cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de control de EADTrust. Se expide un certificado del cumplimiento.