EADTrust Digitalización Certificada en el sector público

Digitalización Certificada en el sector público

Administración Pública

El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 30. Copias electrónicas.

1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

5. Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

Artículo 31. Archivo electrónico de documentos.

1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 24. Digitalización de documentos en soporte papel.

1. La digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente en relación con los siguientes aspectos:

  • Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.
  • Nivel de resolución.
  • Garantía de imagen fiel e íntegra.
  • Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.

2. La gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

No ha sido hasta la entrada en vigor de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), publicadas a finales del mes de julio de 2010, cuando se ha dado el desarrollo normativo necesario tanto a los citados artículos de la Ley 11/2007, como a las disposiciones establecidas por el RD 4/2010 en materia de digitalización documental.

Esta regulación normativa abre, claramente, un nuevo marco de oportunidades al sector privado de la digitalización documental para proveer de soluciones tecnológicas a las Administraciones Públicas que les permitan digitalizar absolutamente todos los documentos en formato papel que tengan en su poder.

A pesar de que en ningún momento la normativa establezca un procedimiento de auditoría y certificación preceptiva para este tipo de tarea, es más que probable que en los próximos meses, las Administraciones Públicas comiencen a requerir en las licitaciones de concursos públicos para la digitalización documental, que las soluciones ofertadas cumplan íntegramente con los requisitos de Interoperabilidad establecidos por la normativa vigente y que lo acrediten mediante informes emitidos por terceros con experiencia acreditada, en la medida en que la citada normativa debe ser cumplida por todas las Administraciones Públicas de España.

Entre los profesionales de EADTrust, contamos con experiencia previa en procesos de homologación de software de digitalización certificada en el ámbito tributario –- y en procesos de homologación de software, tanto al RD 4/2010 de Interoperabilidad, como al RD 4/2010, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Seguridad.

Durante el proceso de auditoría, desde EADTrust, llevamos a cabo un análisis íntegro de los requisitos normativos, atendiendo específicamente al cumplimiento de una serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad, entre las que cabe destacar las siguientes:

  • Digitalización de documentos
  • Documento electrónico
  • Expediente electrónico
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
  • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
  • Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales

Si eres una empresa que dispone de un software de digitalización documental y quieres comenzar a prestar servicios a las Administraciones Públicas de España para la digitalización de cualquier tipo de documento –no sólo facturas y documentación análoga-, garantizándoles el cumplimiento íntegro de la normativa española en materia de Seguridad e Interoperabilidad, no dudes en contactar con nosotros en info(a)eadtrust.net o por teléfono en el 902 365 612 (91716 0555).

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EADTrust Auditoría NTI

Auditoría NTI

Adecuación a la norma

En el sector público, se impone la obligación de digitalizar documentos en los registros. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en su artículo 16 indica:

  1. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.

Dado que la Ley 39/2015 supone una evolución de las Leyes 11/2007 y 30/1992, siguen vigentes algunas normas dictadas en su desarrollo.

La forma de digitalizar documentos se introdujo en los artículos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

En concreto, el marco jurídico de la digitalización se desarrolla en los  artículos 44 y 46 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y en el artículo  24 del Real Decreto 4/2010 , de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica.

El conjunto de requisitos para llevar a cabo la Digitalización se ha ido haciendo más complejo pero también se ha hecho más completo tras la publicación de las normas técnicas de interoperabilidad (NTI) que por diferentes resoluciones de 19 de julio se publicaron en el BOE de 30 de julio de 2011.

En este marco jurídico, orientado al sector público, los organismos que deseen llevar a cabo la Digitalización Certificada de documentos se encuentran con pocas referencias de confianza que les den certeza de que el proceso lo pueden llevar a cabo sin incidentes futuros. Y los desarrolladores de software, con frecuencia, tampoco están seguros de que su software de gestión documental cumple toda la maraña de normativas, con requisitos técnicos y operativos desperdigados en diferentes normas.

Para implantar de forma correcta un proceso de digitalización certificada en la administración pública y para diseñar el software que lo permita, EADTrust ha desarrollado un modelo unificado de gestión, que establece los requisitos que deben cumplir el software de digitalización certificada y el proceso que se implanta. El modelo incluye una lista de control (Check List) que permite llevar a cabo las comprobaciones adecuadas para afirmar que un proceso de digitalización se lleva a cabo de forma correcta o que un software de digitalización cumple todos los requisitos establecidos en las distintas normas.

Este documento está alineado con la norma EHA 962/2007 y con las siguientes normas NTI:

  • Documento electrónico
  • Digitalización de documentos
  • Expediente electrónico
  • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos

Dado que en las licitaciones sobre sistemas de digitalización y gestión documental en las administraciones públicas se exije el cumplimiento de la citada normativa, y considerando que no existe un órgano específico que expida una homologación (al margen del establecido en el marco tributario), EADTrust ofrece el servicio de Auditoría de Digitalización Certificada NTI que permite la acreditación por terceros especialistas del cumplimiento de la normativa publicada en relación con la Digitalización Certificada, por parte del software especializado en digitalización, de los principales fabricantes, y también el modelo de gestión de la digitalización certificada, aplicable tanto a las administraciones que lo implantan internamente, como a las entidades que prestan servicios de externalización de digitalización de documentos para las administraciones públicas.

EADTrust está especializada en auditorías de digitalización certificada, y sus expertos cuentan con un alto número de  entidades que han optado por sus servicio de auditoría, en relación con la homologación de la Agencia Tributaria para el software de Digitalización Certificada destinado al ámbito tributario

Si quiere saber más sobre este servicio llame al 902 365 612 (o al 91 716 0555).

Estos son los principales servicios prestados en relación con la Digitalización Certificada NTI:

  • Soporte al desarrollo de normativa de digitalización certificada para Comunidades Autónomas. Ayuda  concretar los requisitos de la Digitalización Certificada a los organismos con capacidad normativa propia.
  • Auditoría de Software de digitalización. Dictamina que un determinado software cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de control de EADTrust. Se expide un certificado del cumplimiento.
  • Auditoría de PSDC. Dictamina que un determinado Prestador de Servicios de Digitalización Certificada cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de comprobación (check list) de EADTrust , y por tanto podría prestar este servicio de forma externalizada a las administraciones públicas. Se expide un certificado del cumplimiento.
  • Auditoría de Procesos de digitalización. Dictamina que el proceso de digitalización certificada de un determinado organismo público cumple todos los requistos de la digitalización certificada de las diferentes normas en aplicación de la lista de control de EADTrust. Se expide un certificado del cumplimiento.
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Adecuación a la norma

EADTrust es un Prestador de Servicios de Confianza Digital inscrito en el Censo de Prestadores de Servicios de Certificación del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, y una de las empresas más reconocidas en el ámbito de la firma electrónica y la factura electrónica. Sus expertos ha redactado el Manual “La Factura Electrónica” que han publicado ASIMELEC y RED.ES y que resuelve de forma sencilla muchos de los interrogantes que plantea la adopción de sistemas de facturación electrónica y los de digitalización certificada.

Los especialistas de EADTrust imparten cursos de Digitalización Certificada desde 2006:

Además, han impartido más de 200 seminarios sobre factura electrónica y digitalización certificada, con Global Estrategias, la ESCA (Escuela Superior de las Cajas de Ahorros), Izenpe, el IIR (Institute for International Research), Wolters Kluwer – Especial Directivos y Recoletos Formación.

Hasta el momento actual, el 100% de los procesos de homologación en los que han colaborado los especialistas de EADTrust han tenido resultado positivo, concluyendo con la homologación del software de certificación certificada de las empresas desarrolladoras que han confiado en ellos.

EADTrust cuenta con las certificaciones ISO 9001ISO 14001ISO 20000 e ISO 27001.

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EADTrust Soluciones AEAT

Clientes

AEAT

Las empresas que han confiado en los expertos de EADTrust para auditar sus soluciones de digitalización certificadas han obtenido homólogos de su software en el 100% de los casos. A continuación se puede ver una relación de continuación:

La lista completa de soluciones homologadas puede obtenerse en la web de la Agencia Tributaria

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Auditoría PSDC

Auditoría PSDC

Adecuación a la norma

Los PSDC (Prestadores de Servicios de Digitalización Certificada) son entidades que utilizan software homologado de Digitalización Certificada para digitalizar las facturas de sus clientes.

Algunos de estos especialistas desarrollan su propio software y lo homologan. Otros usan software de terceros, y actualizan los servicios que ya vienen prestando en relación con la digitalización.

EADTrust dispone de un nuevo servicio de auditoría de PSDC para comprobar la adopción de las mejores prácticas en la digitalización. Tras la auditoría, otorga un sello de calidad de buenas prácticas.

La auditoría de PSDC estaba prevista originalmente en el borrador de la norma que finalmente se publicó como Orden EHA/962/2007. En el texto final, esta auditoría no es obligatoria, por lo que en estos momentos pocos Prestadores de servicios de Digitalización Certificada la han superado.

Sin embargo, el sello de calidad que supone la auditoría de PSDC distingue a las empresas de digitalización de mayor calidad frente a sus competidores no auditados.

Requisitos para la homologación

Para llevar a cabo la conversión del documento en soporte papel al formato electrónico es preciso cumplir algunos requisitos:

  • Utilizar un Software de Digitalización Certificado (la homologación depende del Departamento de Informática Tributaria de la AEAT).
  • Este software debe aportar la garantía de que se obtiene imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica avanzada instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización.
  • Es preciso que exista garantía de fidelidad del proceso de digitalización.
  • Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros.
  • La Digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos (se admite por la agencia el uso de sistemas que garanticen la integridad de secuencia y bloqueen periodos impositivos mediante técnicas de “timestamping”). La firma o “timestamping” implica el proceso de cierre electrónico de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
  • El software deberá posibilitar un acceso completo y sin demoras a la base de datos.

Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos de interés tributario que conserven en papel que tengan el carácter de originales.
Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

En la norma se define Digitalización como el proceso mediante el cual, aplicando técnicas fotoeléctricas o de escáner se convierte una imagen contenida en un documento papel en una imagen digital codificada.

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Formación

Adecuación a la norma

Si está pensando en acometer un proyecto de Digitalización Certificada, puede resolver todas sus dudas contratando un seminario “in-company” donde le aclararemos todos los puntos a considerar (contacte para ello con EADTrust, en el 902 365 612 o en el 91 716 0555) . Después, podrá decidir si le interesa o no contar con ayuda adicional para desarrollar el proyecto.

Le resolveremos todas las dudas sobre aspectos básicos de criptografía, autoridades de certificación, certificados y firma electrónica y sobre el uso de la firma en la remisión electrónica de facturas. Y por supuesto, todo lo que debe saber para llevar a cabo un proyecto de factura electrónica y de digitalización certificada correctamente.

Los expertos de EADTrust han impartido más de 50 seminarios de digitalización certificada desde antes de que se publicara la versión definitiva de la Orden EHA 962/2007, y ha presentado los conceptos de digitalización certificada en otros eventos formativos (más de 50).

  • El 19 de febrero de 2013 hemos impartido un seminario de Digitalización Certificada en Atenea Interactiva. Ver noticia
  • El 22 de febrero de 2011 hemos impartido un seminario de Digitalización Certificada en Atenea Interactiva. Ver Programa
  • El 2 de diciembre de 2009 impartimos un seminario de Digitalización Certificada en el IIR. Ver folleto en PDF.
  • El 3 de noviembre de 2009 hemos impartido un seminario de Digitalización Certificada en Atenea Interactiva. Ver Programa
  • El 9 de julio de 2009 impartimos un seminario de Digitalización Certificada en el IIRVer detalles. Ver folleto en PDF.

Este puede ser un temario típico de un seminario sobre factura electrónica y digitalización certificada:

Introducción Normativa relacionada con la Orden EHA /962/2007

  • Directiva 2006/112/CE: sistema común del Impuesto sobre Valor Añadido. Directiva 2010/45/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de julio de 2010
  • Cómo se regulan la obligaciones de facturación: Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre
  • Directiva 1999/93/CE del Parlamento europeo y de Consejo: marco comunitario para la firma electrónica
  • Normativa foral relativa a la facturación en Alava, Guipuzcoa, Navarra y Vizcaya.
  • Facturación electrónica en lel Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
  • La facturación electrónica en la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
  • RESOLUCION de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización
  • Digitalización de documentos en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos

Requisitos de los procesos de facturación

  • Contenido mínimo de la factura y requisitos esenciales de la factura electrónica
  • Documentos sustitutivos de las facturas
  • Facturas rectificativas. Desaparición de la “nota de abono”
  • Facturas recapitulativas
  • Tratamiento de las series para los diferentes procedimientos de facturación
  • Recomendaciones: idioma, moneda, mención del tipo de IVA
  • Deberes del emisor y receptor de facturas
  • Auto factura y facturación por terceros
  • Tratamiento especial de rappels y “envases y embalajes”
  • Requisitos esenciales de la factura electrónica
  • Cómo conservar en papel facturas electrónicas y cómo conservar electrónicamente facturas en papel (Digitalización Certificada)
  • Cómo cumplir los requisitos impuestos a emisores y receptores, por sí mismo o con servicios de terceros
  • Herramientas de facturación electrónica: facturae, FactOffice, Faccil

Firma electrónica Autenticidad de la factura electrónica y la copia digitalizada

  • Cumplimiento de los requisitos de integridad y autenticidad de origen
  • Tipos de firmas: simple, avanzada y cualificada. Tipos de certificados electrónicos
  • Dispositivos seguros de creación de firma. Hardware Security Module (HSM).
  • Prestadores de servicios de certificación disponibles en España. DNI electrónico
  • Formatos de las firmas electrónicas. Estándares TS 101 733 (CAdES) y TS 101 903 (XAdES). Firmas en PDF TS 102 778 (PAdES)
  • Servicios de Validación (VA) y de sellado de tiempo (TSA). Servicios Oasis  DSS
  • Herramientas de Firma: BackTrust y EADTrust

Proyectos de Digitalización Certificada

  • Fases de un proyecto de facturación electrónica. Metodología
  • Consentimiento del receptor de facturas
  • Autofactura: tratamiento de la conformidad de la factura por parte del obligado tributario emisor
  • Gestión de la firma electrónica y de la validación. Excepciones a la validación
  • Protección de datos en relación con las facturas electrónicas
  • Archivo y conservación de las facturas electrónicas. Disponibilidad para auditoría e inspección tributaria
  • Digitalización Certificada
  • Criterios de integración. Períodos contables de liquidación del IVA
  • Recepción de facturas electrónicas en las Administraciones Públicas
  • Digitalización de Facturas en el Sector Público de cara a la Intervención General del Estado

Orden EHA /962/2007 del 10 de abril Aplicación práctica

Estudio de la Orden EHA /962/2007, de 10 de abril: desarrollo de disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas

  • Autorización de sistemas de facturación electrónica
  • Facturas electrónicas recibidas de terceros países
  • Obligaciones del expedidor y destinatario en la conservación de las facturas y documentos sustitutivos
  • Digitalización certificada de las facturas y documentos sustitutivos recibidos
  • Expedición y conservación fuera del territorio español
  • Régimen de los sistemas de facturación telemática autorizados
  • Certificados electrónicos de las entidades prestadoras de servicios de certificación y firma electrónica

Requisitos y Funcionamiento de un proceso de Digitalización Certificada

  • Procedimientos y controles para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada
  • Funcionalidades del software de digitalización certificada: Gestión de metadatos. Firma en memoria del documento electrónico. Firma de la base de datos para garantizar la integridad de datos e imágenes. Períodos contables
  • Proceso de Homologación del software de Digitalización Certificada. Documentación a preparar
  • Auditoría del software de Digitalización Certificada
  • Instalación, Configuración, uso de certificados, integración con ERPs
  • Proceso de Digitalización. Garantías del sistema: autenticidad e integridad
  • Pasos a seguir para cumplir las máximas garantías y exceder el nivel de exigencia de la actual norma, en previsión de nuevos desarrollos legislativos en torno a la Ley 11/2007, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
  • Lista de software homologado por la AEAT para la Digitalización Certificada.
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EADTrust Auditoría AEAT

Auditoría AEAT

Adecuación a la norma

La digitalización certificada de facturas es un proceso que permite al receptor de facturas en papel digitalizarlas preservando su valor legal. Tras ello, es posible destruir los documentos en papel ya que las versiones digitalizadas son plenamente válidas, al incorporar una firma electrónica.

Para que sea posible, las empresas deben utilizar un software homologado por la AEAT.

La normativa que permite la homologación de soluciones de Digitalización Certificada está disponible desde 2007.

Desde principios de 2008 empezaron a estar disponibles las primeras soluciones informáticas homologadas para llevarla a cabo, y en 2013 el número de soluciones homologadas ascendía a 50, de las cuales, el 50% contaban con informes de auditoría preparados por nuestros expertos.

La digitalización de facturas en papel con un software homologado que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en una base de datos securizada es la clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización. La normativa establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante. Esto resuelve una de las dudas frecuentas en los ámbitos de las Administraciones Públicas respecto a la exigencia de conservación de originales que impone la normativa y que se exige desde la IGAE (la Intervención General de la Administración del Estado).

La homologación del software exige ciertos requisitos que se detallan en la Resolución de 24 de Octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

En el proceso interviene una entidad auditora que verifica el cumplimiento de todos los requisitos, antes de remitir la solicitud de homologación a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), cuyo departamento de Informática Tributaria tiene asignada la capacidad de resolución del expediente.

Por otro lado cabe la posibilidad de digitalizar otros documentos según se prevé en los artículos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, o en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Para ello conviene seguir ciertas recomendaciones, de forma que las soluciones permitan cumplir los requisitos de diferentes normativas.

EADTrust es la principal entidad auditora de sistemas de gestión de digitalización certificada, con experiencia en la mayor parte de las auditorias de homologación que se han llevado a cabo en España y un 100% de éxito en todos los proyectos que ha auditado.

Para más información visite nuestra página web o contacte con nosotros en el 91 716 0555.

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EADTrust Certified Scanning

Certified Scanning

Adecuación a la norma

Certified scanning concept

The term “Digitalización certificada” is independent of the kind of document, being invoices or not. But in fact, it is a term originally defined in the spanish law “Order EHA 962/2003” for invoices. Equivalent legal concept is appearing in other countries (such as “Conservazione Sostitutiva” in Italy).

Certified scanning is carried out by digitising documents using approved software and complying with the contractual “Quality Plan”. The process involves using qualified electronic signatures and time-stamping systems, for which appropriate electronic certificates are needed..

Certified scanning (also Certified Digitizing or Certified Digitization) is a process in which an electronic signature is applied to an image file while it is scanned from a document paper. This image is stored in a secured database (where it cannot be tampered with) and the main concepts and terms of the paper document are added as metadata to the contextual fields of the image file in the database.

Once a paper document is “certifiedly scanned” the digital copy becomes equivalent to an original paper, and the paper source can be destroyed.

Translation from Spanish to English

Although the most common translation is “Certified Scanning“, it can also be accepted as a valid translation the term “Certified Imaging“. Other translations for “Digitalizacion Certificada“, are “Certified Digitisation“,  “Certified Digitalisation“, ” Certified digitising“, ” Certified digitalizing” or “Certified digitalization”. Often the term “Substitutive Conservation” is used to reflect the same idea. The term is a translation of the concept “Conservazione Sostitutiva” defined by the Italian law.

As an example, the phrase in Spanish,

  • La digitalización certificada de facturas permite destruir el papel.

will be translated as,

  • The certified scanning of invoices allows to destroy the paper copy.
  • The certified digitization of invoices allows to destroy the paper copy.

There is a collection of the Spanish Regulation regarding electronic invoice, electronic signature and certified scanning in the Legislación (Regulation) section.

Regarding electronic signature, the translation “qualified” aplies to “reconocido” only in digital certificates, so qualified certificate becomes “certificado reconocido” after a bad translation of the european directive 93/1999. However, “Certificado cualificado” is a more accurate translation of “qualified certificate”.

For more information, contact EADTrust at +34 91 716 0555

Note: Thanks to Catimage for the drawings

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Legislación

Adecuación a la norma

En este apartado se incluye la información más relevante sobre la legislación aplicable a la eFactura y Digitalización Certificada en Europa y en España, incluyendo las normativas autonómicas especiales:

Normativa estatal de Digitalización Certificada

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Orden EHA 962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

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RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

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Normativa Foral de Digitalización Certificada

Navarra (Nafarroa):ORDEN FORAL 228/2007, de 12 de junio del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de factura.

Navarra (Nafarroa):Boletín Oficial de Navarra de 9 de junio de 2004 que contiene el DECRETO FORAL 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 

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Álava (Araba): ORDEN FORAL 121/2009 Diputado de Hacienda, Finanzas y Presupuestos de 4 de marzo, de desarrollo de determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

Álava (Araba): Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

Guipúzcoa (Gipuzkoa): Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. ORDEN FORAL 865/2007, de 2 de agosto, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Guipúzcoa (Gipuzkoa): Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. RESOLUCIÓN 39/2008,de 10 de setiembre de 2008, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden Foral 865/2007, de 2 de agosto.

Vizcaya (Bizkaia): ORDEN FORAL 1868/2009, de 2 de julio, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Vizcaya (Bizkaia): Boletín Oficial de Vizcaya (Bizkaia) de 27 de abril de 2004 que contiene:
NORMA FORAL 2/2004, de 23 de abril, de Medidas Tributarias en 2004.
DECRETO FORAL 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Existe, además, una colección de legislación relacionada con la Factura Electrónica y la Digitalización Certificada a su disposición en este enlace

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