Etiqueta: Directiva 2010/45/UE

Digitalización Certificada a partir de 2013

Publicado el Julián InzaPublicada en AEAT, Homologación

A partir de 2013 se aplica el nuevo reglamento por el que regulan las obligaciones para la facturación aprobado en el Real Decreto 1619/1012, de 30 de noviembre, que sustituye al incluido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre y en vigor hasta 31 de diciembre de 2012.

Con el nuevo reglamento se redefinen las facturas simplificadas o tickets, que pasan a ser de dos tipos, además de la factura ordinaria, que incluye todas las menciones legales. La factura simplificada tiene un contenido más reducido que las ordinarias y salvo algunas excepciones se podrán expedir cuando su importe no supere los 400 euros, I.V.A. incluido

El nuevo reglamento pretende impulsar la facturación electrónica como instrumento para reducir costes y hacer mas competitivas a las empresas, y es uno de los aspectos relevantes de la transposición de la Directiva 2010/45/UE que se pretenden con esta norma.

Todavía siguen siendo de aplicación las siguientes normas, que afectan a la factura electrónica y a la digitalización certificada:

  • Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
  • Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

Por tanto, no han cambiado los procedimientos de homologación de soluciones de digitalización certificada.

EADTrust Digitalización Certificada en el sector público

Digitalización Certificada en el sector público

Publicado el Julián InzaPublicada en Administración Pública, AEAT

El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 30. Copias electrónicas.

1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

5. Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

Artículo 31. Archivo electrónico de documentos.

1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

Artículo 24. Digitalización de documentos en soporte papel.

1. La digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente en relación con los siguientes aspectos:

  • Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.
  • Nivel de resolución.
  • Garantía de imagen fiel e íntegra.
  • Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.

2. La gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

No ha sido hasta la entrada en vigor de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), publicadas a finales del mes de julio de 2010, cuando se ha dado el desarrollo normativo necesario tanto a los citados artículos de la Ley 11/2007, como a las disposiciones establecidas por el RD 4/2010 en materia de digitalización documental.

Esta regulación normativa abre, claramente, un nuevo marco de oportunidades al sector privado de la digitalización documental para proveer de soluciones tecnológicas a las Administraciones Públicas que les permitan digitalizar absolutamente todos los documentos en formato papel que tengan en su poder.

A pesar de que en ningún momento la normativa establezca un procedimiento de auditoría y certificación preceptiva para este tipo de tarea, es más que probable que en los próximos meses, las Administraciones Públicas comiencen a requerir en las licitaciones de concursos públicos para la digitalización documental, que las soluciones ofertadas cumplan íntegramente con los requisitos de Interoperabilidad establecidos por la normativa vigente y que lo acrediten mediante informes emitidos por terceros con experiencia acreditada, en la medida en que la citada normativa debe ser cumplida por todas las Administraciones Públicas de España.

Entre los profesionales de EADTrust, contamos con experiencia previa en procesos de homologación de software de digitalización certificada en el ámbito tributario –- y en procesos de homologación de software, tanto al RD 4/2010 de Interoperabilidad, como al RD 4/2010, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Seguridad.

Durante el proceso de auditoría, desde EADTrust, llevamos a cabo un análisis íntegro de los requisitos normativos, atendiendo específicamente al cumplimiento de una serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad, entre las que cabe destacar las siguientes:

  • Digitalización de documentos
  • Documento electrónico
  • Expediente electrónico
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
  • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
  • Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales

Si eres una empresa que dispone de un software de digitalización documental y quieres comenzar a prestar servicios a las Administraciones Públicas de España para la digitalización de cualquier tipo de documento –no sólo facturas y documentación análoga-, garantizándoles el cumplimiento íntegro de la normativa española en materia de Seguridad e Interoperabilidad, no dudes en contactar con nosotros en info(a)eadtrust.net o por teléfono en el 902 365 612 (91716 0555).