GIS de Digitalización Certificada
La GIS (Guía de Interoperabilidad y Seguridad) de digitalización certificada de documentos (CTEAJE-GIS-703), toma en consideración documentos ya publicados como las Bases del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, la GIS de firma electrónica y certificación y la GIS de Documento Judicial Electrónico y establece los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos, de modo que se garantice su autenticidad.
Consecuentemente, contempla los requisitos que deberá cumplir el software de Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia.
Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia
La digitalización de un documento en soporte papel o análogo para la generación de un documento electrónico, dará lugar a un documento codificado según alguno de los formatos de la NTI (Norma Técnica de Interoperabilidad) del catálogo de estándares (de la administración electrónica) y estará compuesto por:
- La imagen electrónica que representará el aspecto y contenido del documento en el soporte origen y cumplirá los requisitos establecidos bajo el epígrafe “Imágenes captadas”.
- Los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico.
- Protección criptográfica de la imagen electrónica que podrá realizarse mediante Firma electrónica avanzada, o sello electrónico avanzado basado en certificados cualificados del responsable de la digitalización. También podrá realizarse mediante sello de tiempo electrónico cualificado gestionado por un Prestador de Servicios de Confianza Digital cualificado.
- El documento electrónico digitalizado tendrá carácter de copia auténtica, cumpliendo los requisitos establecidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Judiciales Electrónicos
Imágenes captadas
La digitalización de un documento en soporte papel o análogo para la generación de un documento electrónico, dará lugar a un documento codificado según alguno de los formatos de la NTI (Norma Técnica de Interoperabilidad) del catálogo de estándares (de la administración electrónica) y estará compuesto por:
- La imagen electrónica que representará el aspecto y contenido del documento en el soporte origen y cumplirá los requisitos establecidos bajo el epígrafe “Imágenes captadas”.
- Los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico.
- Protección criptográfica de la imagen electrónica que podrá realizarse mediante Firma electrónica avanzada, o sello electrónico avanzado basado en certificados cualificados del responsable de la digitalización. También podrá realizarse mediante sello de tiempo electrónico cualificado gestionado por un Prestador de Servicios de Confianza Digital cualificado.
- El documento electrónico digitalizado tendrá carácter de copia auténtica, cumpliendo los requisitos establecidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Judiciales Electrónicos
Proceso de digitalización certificada
- Se realizará a través de un proceso informático en el que, garantizando la integridad de cada uno de los pasos, se realizarán las siguientes tareas:
- Digitalización por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo.
- Si procede, optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga).
- Asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado.
- Firma, sello o sello de tiempo de la imagen electrónica.
- Los documentos deberán digitalizarse individualizados en tantos archivos digitales como documentos sean. No es posible digitalizar un único archivo que contenga varios documentos.
- Contemplará la aplicación de un conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitirán garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado de la aplicación de digitalización y los dispositivos asociados producirán imágenes fieles al documento en soporte papel.
- En el proceso de digitalización un registro informático recogerá evidencias electrónicas de las fases de la digitalización y dejará constancia de todos los documentos digitalizados, incluso los marcados como borrados o eliminados, de modo que se conserve una traza de auditoría de todos los documentos procesados de forma que no puedan añadirse ni eliminarse dichas evidencias electrónicas de los pasos del proceso y de la identidad de los operadores que lo gestionaron.
- La digitalización se podrá llevar a cabo de forma automatizada siempre que quede constancia de la persona que se responsabiliza de la adopción de los procedimientos organizativos y de control que garantizan el cumplimiento del principio de imagen fiel. Esta información podrá figurar en los metadatos del documento con el concepto de “Nota de transferencia”.
Gestión y conservación del documento electrónico digitalizado
- La gestión del documento electrónico procedente de digitalización conllevará el mantenimiento del registro de control de digitalizaciones, sin perjuicio de que los documentos digitalizados tengan el destino previsto en la normativa vigente en materia de archivos judiciales. Si así sucede, se dejará constancia en los metadatos de la información sobre el sistema utilizado para su digitalización: aplicación, versión, código de homologación, ubicación, identificador de la digitalización, fecha de la digitalización y “Nota de transferencia”, y si se conserva o no el documento original del que trae causa.
- La gestión de los documentos electrónicos digitalizados se realizará de acuerdo con lo establecido en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.
Requisitos del Software de Digitalización Certificada
El software utilizado en la Digitalización Certificada de documentos en papel en el ámbito de la Justicia deberá cumplir, además de lo ya indicado, el siguiente requisito:
Permitirá el acceso inmediato a cualquier dato del sistema de llevanza de la digitalización, así como a los documentos resultado de la digitalización, permitiendo su visualización, facilitando su búsqueda y, cuando se usen sistemas de Código Seguro de Verificación, permita el cotejo “en línea” de documentos.
