Categoría: CTEAJE

EADTrust GIS de Digitalización Certificada

GIS de Digitalización Certificada

Publicado el Julián InzaPublicada en CTEAJE, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Norma Técnica de Interoperabilidad

La GIS (Guía de Interoperabilidad y Seguridad) de digitalización certificada de documentos (CTEAJE-GIS-703), toma en consideración documentos ya publicados como las Bases del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, la GIS de firma electrónica y certificación y la GIS de Documento Judicial Electrónico y establece los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos, de modo que se garantice su autenticidad.

Consecuentemente, contempla los requisitos que deberá cumplir el software de Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia.

Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia

La digitalización de un documento en soporte papel o análogo para la generación de un documento electrónico, dará lugar a un documento codificado según alguno de los formatos de la NTI (Norma Técnica de Interoperabilidad) del catálogo de estándares (de la administración electrónica) y estará compuesto por:

  1. La imagen electrónica que representará el aspecto y contenido del documento en el soporte origen y cumplirá los requisitos establecidos bajo el epígrafe “Imágenes captadas”.
  2. Los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico.
  3. Protección criptográfica de la imagen electrónica que podrá realizarse mediante Firma electrónica avanzada, o sello electrónico avanzado basado en certificados cualificados del responsable de la digitalización. También podrá realizarse mediante sello de tiempo electrónico cualificado gestionado por un Prestador de Servicios de Confianza Digital cualificado.
  4. El documento electrónico digitalizado tendrá carácter de copia auténtica, cumpliendo los requisitos establecidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Judiciales Electrónicos

Imágenes captadas

La digitalización de un documento en soporte papel o análogo para la generación de un documento electrónico, dará lugar a un documento codificado según alguno de los formatos de la NTI (Norma Técnica de Interoperabilidad) del catálogo de estándares (de la administración electrónica) y estará compuesto por:

  1. La imagen electrónica que representará el aspecto y contenido del documento en el soporte origen y cumplirá los requisitos establecidos bajo el epígrafe “Imágenes captadas”.
  2. Los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico.
  3. Protección criptográfica de la imagen electrónica que podrá realizarse mediante Firma electrónica avanzada, o sello electrónico avanzado basado en certificados cualificados del responsable de la digitalización. También podrá realizarse mediante sello de tiempo electrónico cualificado gestionado por un Prestador de Servicios de Confianza Digital cualificado.
  4. El documento electrónico digitalizado tendrá carácter de copia auténtica, cumpliendo los requisitos establecidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Judiciales Electrónicos

Proceso de digitalización certificada

La digitalización certificada de un documento:
  1. Se realizará a través de un proceso informático en el que, garantizando la integridad de cada uno de los pasos, se realizarán las siguientes tareas:
    1. Digitalización por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo.
    2. Si procede, optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga).
    3. Asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado.
    4. Firma, sello o sello de tiempo de la imagen electrónica.
    5. Los documentos deberán digitalizarse individualizados en tantos archivos digitales como documentos sean. No es posible digitalizar un único archivo que contenga varios documentos.
  2. Contemplará la aplicación de un conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitirán garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado de la aplicación de digitalización y los dispositivos asociados producirán imágenes fieles al documento en soporte papel.
  3. En el proceso de digitalización un registro informático recogerá evidencias electrónicas de las fases de la digitalización y dejará constancia de todos los documentos digitalizados, incluso los marcados como borrados o eliminados, de modo que se conserve una traza de auditoría de todos los documentos procesados de forma que no puedan añadirse ni eliminarse dichas evidencias electrónicas de los pasos del proceso y de la identidad de los operadores que lo gestionaron.
  4. La digitalización se podrá llevar a cabo de forma automatizada siempre que quede constancia de la persona que se responsabiliza de la adopción de los procedimientos organizativos y de control que garantizan el cumplimiento del principio de imagen fiel. Esta información podrá figurar en los metadatos del documento con el concepto de “Nota de transferencia”.

Gestión y conservación del documento electrónico digitalizado

  1. La gestión del documento electrónico procedente de digitalización conllevará el mantenimiento del registro de control de digitalizaciones, sin perjuicio de que los documentos digitalizados tengan el destino previsto en la normativa vigente en materia de archivos judiciales. Si así sucede, se dejará constancia en los metadatos de la información sobre el sistema utilizado para su digitalización: aplicación, versión, código de homologación, ubicación, identificador de la digitalización, fecha de la digitalización y “Nota de transferencia”, y si se conserva o no el documento original del que trae causa.
  2. La gestión de los documentos electrónicos digitalizados se realizará de acuerdo con lo establecido en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

Requisitos del Software de Digitalización Certificada

El software utilizado en la Digitalización Certificada de documentos en papel en el ámbito de la Justicia deberá cumplir, además de lo ya indicado, el siguiente requisito:

Permitirá el acceso inmediato a cualquier dato del sistema de llevanza de la digitalización, así como a los documentos resultado de la digitalización, permitiendo su visualización, facilitando su búsqueda y, cuando se usen sistemas de Código Seguro de Verificación, permita el cotejo “en línea” de documentos.

EADTrust Auditoría

Auditoría

Publicado el Julián InzaPublicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, AEAT, CTEAJE, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Homologación, Lexnet, Norma Técnica de Interoperabilidad

Llámenos al 902 365 612 o al 91 716 0555 si necesita auditar su solución de Digitalización Certificada.

En España, la Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original (lo que hace posible destruir la factura en papel). Para cumplir los requisitos que lo permiten, la entidad que lleva a cabo la digitalización debe utilizar un software homologado por la AEAT, y hacerlo cumpliendo su “Plan de Calidad” que tiene carácter contractual.

El proceso implica la realización de firmas electrónicas (posiblemente cualificadas o reconocidas) y el manejo de sistemas de Timestamping, por lo que es necesario contar con un certificado electrónico apropiado. La normativa relativa a los certificados electrónicos es el Reglamento UE 910/2014,

Los expertos de EADTrust son los más experimentados en los procesos de auditoría de soluciones de Digitalización Certificada. Hasta 2018 han ayudado a más de 50 empresas a completar sus desarrollos de sistemas de gestión documental y han llevado a cabo la preceptiva auditoría de sus soluciones para solicitar la homologación ante la Agencia Tributaria.

Además los expertos de EADTrust han escrito el Libro “La factura electrónica” que describe los formatos de factura electrónica, los sistemas de fima electrónica y los requisitos de la digitalización certificada, Este libro en PDF es de descarga gratuita.

Desde la publicación en el BOE del 30 de julio de 2011 de las Normas Técnicas de Interoperabilidad existe la posibilidad de llevar a cabo la digitalización certificada de documentos en el marco de la administración pública, aplicando los dispuesto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. Este norma no cuenta con ningún sistema de homologación similar al definido por la AEAT.

EADTrust es la única entidad que certifica el cumplimiento de lo dispuesto en las normas NTI del Esquema Nacional de Interoperabilidad, a los productos y entidades que lo solicitan, y otorga un certificado propio.

Desde 2016 existe la norma de Digitalización Certificada del CTEAJE para Lexnet y para otros usos en la administración de Justicia.

EADTrust es la única entidad que certifica el cumplimiento de lo dispuesto en las normas GIS del CTEAJE en el marco del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, de la Digitalización Certificada para Lexnet  a los productos y entidades que lo solicitan, y otorga un certificado propio.

Digitalización certificada para Lexnet

Publicado el Julián InzaPublicada en CTEAJE, Lexnet

La normativa de Lexnet se recoge en el Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia.

En su anexo IV indica:

EADTrust Digitalización Certificada Lexnet

Se admitirá, a los usuarios que se relacionan en el Anexo II, la presentación de escritos y documentos y la recepción electrónica de actos de comunicación procesal mediante sistemas de identificación electrónica y de firma electrónica, según lo dispuesto en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y el Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

(…)

Los dispositivos de digitalización o escaneado que sean utilizados para la transformación en documentos digitalizados de los obrantes en papel y que se adjunte a los escritos y actos de comunicación procesales, se configurarán con las características que la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Digitalización establezca.

Hasta su publicación se recomienda:

  1. Activar la Resolución del Escáner a 200×200 ppp o, en su defecto, la mínima que permita el dispositivo.
  2. Seleccionar tipo de salida de documento PDF/A.
  3. Seleccionar tipo de salida: un solo documento.
  4. Activar el OCR (Reconocimiento de Caracteres).
  5. Seleccionar el color de Salida Negro.

Únicamente se utilizarán características de color, cuando el contenido de la información a adjuntar así lo requiera.

Por tanto el software que se use para la digitalización, debe tener en cuenta los requisitos de conversión a PDF/A, los de creación de capa OCR (con el texto del escrito dispuesto de forma que permita copiar y pegar) y los de la firma electrónica de los documentos.

La optimización del proceso agiliza las actividades de gestión de los documentos que los procuradores, abogados y otros profesionales deben realizar para subirlos a LexNet.

Un informe favorable de EADTrust es una marca de calidad para los desarrolladores de soluciones de digitalización certificada. Contacte con EADTrust para conocer en detalle los requisitos de Digitalización Certificada para Lexnet. Llame al 902 365 612 o mande un email a info@eadtrust.eu.

EADTrust Digitalización certificad en la ADministración de Justicia

Digitalización certificada en la Administración de Justicia

Publicado el Julián InzaPublicada en CTEAJE, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Lexnet

El Grupo de Trabajo de Bases de Interoperabilidad y Seguridad del CTEAJE (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) ha publicado varias normativas destinadas a favorecer la interoperabilidad en el ámbito de la Administración de Justicia, entre las que figuraa la GIS de Digitalización certificada en la Administración de Justicia.

En el Grupo de Trabajo de Bases de Interoperabilidad y Seguridad del CTEAJE participan como miembros el Ministerio de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial y las Comunidades Autónomas de Cataluña, Madrid, Navarra, Canarias y Andalucía.

Este Grupo de Trabajo tiene como objetivo principal desarrollar las Bases del Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad, tal y como establece el artículo 45 de la Ley 18/2011, de 5 de julio.

El 6 de julio de 2015 se publicó el Texto de las Bases de Interoperabilidad y Seguridad elaborada por el Grupo de Trabajo tras su aprobación por el Pleno del CTEAJE de 8 de junio de 2015.

Posterioremente se han aprobado las siguientes Guías de interoperabilidad y seguridad (GIS):

El CTEAJE (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) es el marco institucional para la cooperación entre Administraciones en materia de administración electrónica. Es un órgano administrativo de cooperación, de los previstos en el artículo 5 de la ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. Se rige por lo dispuesto en la ley 18/2011, de 5 de julio, y en lo no previsto en ésta, por lo dispuesto en la ley 30/1992, así como en su propio Real Decreto regulador.

Real Decreto 396/2013, de 7 de junio, por el que se regula el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica.

La Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia está prevista en las Bases de Interoperabilidad y Seguridad y en el Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET (Anexo IV apartado 8).

Contacte con EADTrust en el 91 716 05 55 si desea adaptar su software de Digitalización Certificada para cumplir los requisitos de Lexnet y de la Administración de Justicia.

EADTrust Legislación

Legislación

Publicado el Julián InzaPublicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, AEAT, CTEAJE, Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Navarra, País Vasco

En este apartado se incluye la información más relevante sobre la legislación aplicable a la eFactura y Digitalización Certificada en Europa y en España, incluyendo las normativas autonómicas especiales:

Normativa estatal de Digitalización Certificada

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Orden EHA 962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

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RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

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Normativa Foral de Digitalización Certificada

Navarra (Nafarroa):ORDEN FORAL 228/2007, de 12 de junio del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de factura.

Navarra (Nafarroa):Boletín Oficial de Navarra de 9 de junio de 2004 que contiene el DECRETO FORAL 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 

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Álava (Araba): ORDEN FORAL 121/2009 Diputado de Hacienda, Finanzas y Presupuestos de 4 de marzo, de desarrollo de determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

Álava (Araba): Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

Guipúzcoa (Gipuzkoa): Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. ORDEN FORAL 865/2007, de 2 de agosto, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Guipúzcoa (Gipuzkoa): Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. RESOLUCIÓN 39/2008,de 10 de setiembre de 2008, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden Foral 865/2007, de 2 de agosto.

Vizcaya (Bizkaia): ORDEN FORAL 1868/2009, de 2 de julio, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Vizcaya (Bizkaia): Boletín Oficial de Vizcaya (Bizkaia) de 27 de abril de 2004 que contiene:
NORMA FORAL 2/2004, de 23 de abril, de Medidas Tributarias en 2004.
DECRETO FORAL 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación

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Existe, además, una colección de legislación relacionada con la Factura Electrónica y la Digitalización Certificada a su disposición en este enlace

EADTrust Auditoría de Digitalización Certificada

Auditoría de Digitalización Certificada

Publicado el Julián InzaPublicada en Adecuación a la norma, Administración Pública, AEAT, CTEAJE, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Lexnet

Llámenos al 902 365 612 o al 91 716 0555 si necesita auditar su solución de Digitalización Certificada.

EADTrust contempla los requisitos de la Agencia Tributaria, del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), del Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE) y de Lexnet, entre otros.