La norma UNE-ISO 14641-1:2019 incluye Especificaciones para el diseño y funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información digital

Esta norma establece requisitos para la gestión de documentos electrónicos en sistemas de archivo electrónico, asegurando su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a largo plazo. Es la adaptación española de la norma internacional ISO 14641-1:2018 y se centra en la preservación de documentos digitales en entornos empresariales o institucionales. A continuación, un resumen de sus puntos clave:

1. Objetivo: Definir especificaciones técnicas y organizativas para sistemas de archivo electrónico que garanticen la validez legal y la accesibilidad de los documentos digitales durante su ciclo de vida.
2. Ámbito de aplicación: Aplicable a cualquier organización (pública o privada) que gestione documentos electrónicos, especialmente en contextos donde se requiera valor probatorio (ej. tributario, jurídico).
3. Requisitos principales:
   • Integridad: Los documentos deben mantenerse sin alteraciones, utilizando medidas como firmas electrónicas o sellos de tiempo.
   • Autenticidad: Garantizar la identidad del origen del documento mediante metadatos y certificados.
   • Fiabilidad: Los procesos de digitalización y almacenamiento deben ser consistentes y trazables.
   • Accesibilidad: Los documentos deben ser recuperables y legibles a largo plazo, considerando obsolescencia tecnológica.
   • Seguridad: Implementar controles de acceso, copias de seguridad y protección contra pérdida o manipulación.
4. Componentes clave del sistema:
   • Políticas de archivo: Definir procedimientos claros para la captura, almacenamiento y gestión de documentos.
   • Metadatos: Incluir información estructurada (autor, fecha, contexto) para facilitar la búsqueda y validación.
   • Formatos: Uso de estándares abiertos (ej. PDF/A) para garantizar la preservación a largo plazo.
   • Auditorías: Verificaciones periódicas para asegurar el cumplimiento de la norma.
5. Relación con otras normativas: Complementa regulaciones como el Reglamento eIDAS (UE) y normativas nacionales como la Orden EHA/962/2007 en España para digitalización certificada.
6. Beneficios:
   • Reducción de riesgos legales al garantizar la validez de documentos digitales.
   • Mejora de la eficiencia en la gestión documental.
   • Facilita la interoperabilidad y cumplimiento normativo en entornos internacionales.